Облачный офис: как настроить работу виртуальной команды

Уда­лен­ная ра­бо­та все чаще ста­но­вит­ся ре­аль­ной (и удоб­ной) аль­тер­на­ти­вой офи­су, и ни­ко­го уже не уди­вишь ко­ман­дой, участ­ни­ки ко­то­рой раз­бро­са­ны по все­му миру. На­при­мер, ко­гда ди­зайн де­ла­ют в Аме­ри­ке, раз­ра­бот­ка си­дит в Рос­сии, а эко­но­ми­сты — в Ки­тае. Хотя та­кие вир­ту­аль­ные ко­ман­ды мо­гут пу­гать неко­то­рых ин­ве­сто­ров, ис­сле­до­ва­ния по­ка­зы­ва­ют, что это вы­год­но и со­труд­ни­кам, и на­ни­ма­те­лям: ра­бот­ни­ки бо­лее мо­ти­ви­ро­ва­ны и удо­вле­тво­ре­ны ра­бо­чим про­цес­сом, а их KPI — выше. Бо­лее того, ди­стан­ци­он­ный ре­жим ра­бо­ты поз­во­ля­ет ком­па­ни­ям еже­год­но эко­но­мить бо­лее 10 ты­сяч дол­ла­ров. Объ­яс­ня­ем, по­че­му вир­ту­аль­ная ко­ман­да — это удоб­но, и как луч­ше­го все­го вос­поль­зо­вать­ся ее пре­иму­ще­ства­ми.

Что та­кое «вир­ту­аль­ная ко­ман­да»

Вир­ту­аль­ная ко­ман­да — это вид уда­лен­ной ра­бо­ты, ко­гда со­труд­ни­ки мо­гут фи­зи­че­ски на­хо­дить­ся в раз­ных точ­ках го­ро­да, стра­ны или даже мира и при этом тру­дить­ся над од­ним и тем же про­ек­том. В вир­ту­аль­ных ко­ман­дах ком­му­ни­ка­ция осу­ществ­ля­ет­ся пре­иму­ще­ствен­но по­сред­ством те­ле­фо­на, элек­трон­ной по­чты, ви­део-кон­фе­рен­ций и об­лач­ных ше­рин­го­вых сер­ви­сов.

Что го­во­рят ис­сле­до­ва­те­ли

Уче­ные утвер­жда­ют, что ди­стан­ци­он­ные ко­ман­ды справ­ля­ют­ся с про­ек­та­ми эф­фек­тив­нее офис­ных ра­бот­ни­ков, при усло­вии, что ра­бо­чий про­цесс гра­мот­но на­стро­ен. При от­сут­ствии оч­но­го кон­так­та меж­ду со­труд­ни­ка­ми как ни­ко­гда важ­на ре­гу­ляр­ная об­рат­ная связь и под­держ­ка кол­лег по цеху. Кол­лек­тив­ные за­да­чи, ко­гда ра­бот­ни­кам при­хо­дит­ся ори­ен­ти­ро­вать­ся друг на дру­га и де­ле­ги­ро­вать часть сво­ей на­груз­ки кол­ле­гам, по­мо­гут улуч­шить ком­му­ни­ка­цию, вза­им­ное обу­че­ние и мо­ти­ва­цию.

О по­вы­ше­нии про­дук­тив­но­сти при пе­ре­во­де со­труд­ни­ков на уда­лен­ную ра­бо­ту де­ла­лись за­яв­ле­ния и ра­нее. К при­ме­ру, эф­фек­тив­ность со­труд­ни­ков од­ной ки­тай­ской ту­ри­сти­че­ской ком­па­нии уве­ли­чи­лась на 13% по­сле того, как пер­со­на­лу раз­ре­ши­ли ра­бо­тать из дома.

Чем хо­ро­ша вир­ту­аль­ная ко­ман­да

До­ступ к луч­шим ми­ро­вым кад­рам. Так как ме­сто­на­хож­де­ние со­труд­ни­ка не име­ет зна­че­ние, HR-спе­ци­а­лист мо­жет рас­смат­ри­вать ре­зю­ме са­мых вос­тре­бо­ван­ных и та­лант­ли­вых ра­бот­ни­ков по все­му миру. В том чис­ле, это спо­соб при­влечь опыт­ных про­фес­си­о­на­лов при недо­стат­ке ком­пе­тент­ных кад­ров на мест­ном уровне. На­та­лья Ку­ли­ко­ва де­лит­ся соб­ствен­ным опы­том: ей уда­лось схан­тить опыт­но­го PR-ди­рек­то­ра, по­ки­нув­ше­го преж­нюю ра­бо­ту из пе­ре­ез­да в Бар­се­ло­ну, и на­нять ру­ко­во­ди­те­ля но­вой биз­нес-вер­ти­ка­ли, ко­то­рый не мог най­ти ин­те­рес­ный для себя уро­вень за­дач в род­ном го­ро­де, а в Моск­ву ради ка­рье­ры пе­ре­ез­жать не хо­тел.

Удоб­но для про­ект­ной ра­бо­ты. Вир­ту­аль­ная ко­ман­да — от­лич­ный вы­ход для се­зон­ных или крат­ко­сроч­ных про­ек­тов. Та­ким об­ра­зом ком­па­ния смо­жет по­лу­чить нуж­ных спе­ци­а­ли­стов и со­кра­тить рас­хо­ды на со­дер­жа­ние офи­са.

При­вле­ка­тель­ный фор­мат для успеш­ных спе­ци­а­ли­стов. Гиб­кий гра­фик и воз­мож­ность ра­бо­тать в ком­форт­ной об­ста­нов­ке зву­чит бо­лее за­ман­чи­во для опыт­ных и вос­тре­бо­ван­ных спе­ци­а­ли­стов, чем стан­дарт­ная мо­дель 5/​​2. Со­глас­но опро­су Ox­ford Eco­nom­ics, 44% со­труд­ни­ков пред­по­чтут долж­ность с воз­мож­но­стью ра­бо­тать уда­лен­но.

Ком­форт­нее для со­труд­ни­ков. Ди­стан­ци­он­ная ра­бо­та по­мо­га­ет оп­ти­ми­зи­ро­вать усло­вия ра­бо­ты и ба­ланс меж­ду от­ды­хом и де­лом. Воз­мож­ность ре­шать за­да­чи, не вы­ле­зая из пи­жа­мы или сидя за чаш­кой кофе в лю­би­мом кафе, опре­де­лен­но по­вы­ша­ет на­стро­е­ние и удо­вле­тво­рен­ность со­труд­ни­ков. Кон­сал­тин­го­вая ком­па­ния Buffer недав­но про­ве­ла опрос сре­ди тех, кто ра­бо­та­ет уда­лен­но, и вы­яс­ни­ла, что 99% ре­спон­ден­тов до­воль­ны ди­стан­ци­он­ным фор­ма­том и не со­би­ра­ют­ся воз­вра­щать­ся в офис до кон­ца сво­ей ка­рье­ры.

Со­кра­ще­ние рас­хо­дов на офис. Ко­гда ос­нов­ное зве­но ко­ман­ды со­сто­ит все­го из несколь­ких че­ло­век, это су­ще­ствен­но упро­ща­ет во­про­сы арен­ды по­ме­ще­ния и под­дер­жа­ния по­ряд­ка в офи­се. Кро­ме того, в уда­лен­ном фор­ма­те со­труд­ни­ки обыч­но сами пла­тят за свой ин­тер­нет, элек­три­че­ство и т. п., что так­же зна­чи­тель­но эко­но­мит сред­ства ком­па­нии при най­ме но­вых ра­бот­ни­ков. Для меж­ду­на­род­ной ор­га­ни­за­ции вир­ту­аль­ная ко­ман­да — спо­соб со­кра­тить рас­хо­ды на ко­ман­ди­ров­ки.

Вы­ход на ми­ро­вой ры­нок. Ко­гда вы не огра­ни­че­ны гео­гра­фи­ей ме­сто­на­хож­де­ния глав­но­го офи­са, мож­но этим вос­поль­зо­вать­ся, что­бы най­ти ком­пе­тент­ные кад­ры, ко­то­рые бу­дут пред­став­лять ком­па­нию в от­де­ле­ни­ях дру­гих го­ро­дов или стран. К при­ме­ру, офис ко­ман­ды раз­ра­бот­чи­ков соф­та рас­по­ло­жен в Си­ли­ко­но­вой до­лине, а ме­не­джер дан­ных ра­бо­та­ет там, где рас­по­ло­же­на база дан­ных. Бла­го­да­ря это­му про­ще кон­тро­ли­ро­вать про­цес­сы меж­ду раз­ны­ми струк­тур­ны­ми от­де­ле­ни­я­ми ор­га­ни­за­ции.

По­вы­ше­ние эф­фек­тив­но­сти. На­та­лья Ку­ли­ко­ва, ди­рек­тор по мар­ке­тин­гу он­лайн-шко­лы Skyeng, го­во­рит, что ди­стан­ци­он­но про­ще оце­нить ка­че­ство ра­бо­ты, для это­го нуж­на лишь по­нят­ная си­сте­ма KPI и ре­гу­ляр­ная чест­ная об­рат­ная связь. Ру­ко­во­ди­тель со­став­ля­ет про­зрач­ную си­сте­му це­ле­вых по­ка­за­те­лей, вы­ра­жен­ных в циф­рах или про­ек­тах, и со­зда­ет план на год, квар­тал и ме­сяц. Так каж­до­му лег­ко от­сле­дить свои клю­че­вые и опе­ре­жа­ю­щие по­ка­за­те­ли еже­днев­но, еже­не­дель­но и еже­ме­сяч­но.

Как на­стро­ить ра­бо­ту

Под­дер­жи­вай­те ре­гу­ляр­ный кон­такт

Ре­гу­ляр­ный кон­такт с ко­ман­дой яв­ля­ет­ся необ­хо­ди­мым усло­ви­ем эф­фек­тив­но на­ла­жен­ной ра­бо­ты. В слу­чае вир­ту­аль­ной ко­ман­ды важ­но учи­ты­вать осо­бен­но­сти той или иной тех­но­ло­гии для ком­му­ни­ка­ции: элек­трон­ная поч­та удоб­на для от­прав­ки до­ку­мен­тов, но это слиш­ком мед­лен­ный ка­нал для об­ще­ния в те­че­ние дня; для об­суж­де­ний и ком­мен­та­ри­ев луч­ше вос­поль­зо­вать­ся ча­та­ми или мес­сен­дже­ра­ми, а вре­мя от вре­ме­ни не обой­тись и без ви­де­оча­та. Удоб­нее все­го раз­ра­бо­тать план еже­не­дель­ных со­ве­ща­ний и еже­днев­ных со­зво­нов или пе­ре­пис­ки. Ре­гу­ляр­ный гра­фик по­мо­жет всем под­дер­жи­вать еди­ный ритм ра­бо­ты и быть на од­ной волне.

Уточ­ни­те роли и обя­зан­но­сти

Рас­ста­нов­ка долж­ност­ных гра­ниц и обя­зан­но­стей важ­на для лю­бой ко­ман­ды, при вир­ту­аль­ном об­ще­нии — это за­лог глад­ко­го ра­бо­че­го про­цес­са, без на­кла­док и лиш­них вы­яс­не­ний, где чья тер­ри­то­рия от­вет­ствен­но­сти.

По­ставь­те яс­ные цели

Ди­стан­ци­он­ная ком­му­ни­ка­ция мо­жет быть слож­ной, если кол­ле­ги на­хо­дят­ся в раз­ных вре­мен­ных зо­нах. По­это­му вы­пол­няя свою часть ра­бо­ты и по­лу­чая об­рат­ную связь с за­держ­кой, важ­но не те­рять об­щую кар­ти­ну про­ек­та. Что­бы убе­дить­ся, что все по­ни­ма­ют свои за­да­чи и ви­дят об­щие цели, сто­ит сра­зу уста­но­вить как крат­ко­вре­мен­ные, так и дол­го­сроч­ные за­да­чи. Раз­би­вая за­да­чи на несколь­ко ча­стей и объ­яс­няя роль каж­до­го со­труд­ни­ка на каж­дом эта­пе, вы со­зда­е­те по­нят­ную кар­ти­ну ко­манд­но­го про­грес­са и устрем­ле­ний.

Про­ду­май­те си­сте­му мен­тор­ства

Си­сте­ма мен­тор­ства во­все не долж­на быть чем-то обре­ме­ни­тель­ным или нелов­ким. По­дой­ди­те к ней без из­лиш­не­го офи­ци­о­за — вы об­ре­та­е­те но­во­го зна­ко­мо­го, а не толь­ко вво­ди­те че­ло­ве­ка в курс дела. Аме­ри­кан­ские ис­сле­до­ва­те­ли по­ка­за­ли, что про­грам­ма мен­тор­ства по­мо­га­ет не толь­ко но­вым ра­бот­ни­кам, но и тем, кому вы­па­ла роль на­став­ни­ка. Роль на­став­ни­ка по­мо­га­ет со­труд­ни­ку чув­ство­вать себя бо­лее уве­рен­ным и ло­яль­ным ком­па­нии.

За­ве­ди­те чат для бол­тов­ни

Невоз­мож­но пред­ста­вить себе ра­бо­ту в офи­се без еже­днев­ных чае­пи­тий или пе­ре­ку­ров с кол­ле­га­ми и об­ме­на све­жи­ми но­во­стя­ми ин­ду­стрии и лич­ной жиз­ни. Одна из слож­но­стей вир­ту­аль­ной ко­ман­ды — это от­сут­ствие лич­но­го кон­так­та, вме­сте с со­пут­ству­ю­щи­ми сим­па­ти­я­ми и ан­ти­па­ти­я­ми, пе­ре­ры­ва­ми на бол­тов­ню и воз­мож­но­стью по­де­лить­ся сво­ей ра­до­стью или уста­ло­стью. К сча­стью, рано или позд­но в ра­бо­чий чат все­гда на­чи­на­ет про­кра­ды­вать­ся офф­топ — то есть, раз­го­во­ры не по теме. Офф­топ — это хо­ро­шо, он вы­пол­ня­ет функ­цию со­ци­аль­но­го клея, ко­то­рый по­мо­га­ет кол­ле­гам раз­вир­ту­а­ли­зи­ро­вать­ся и луч­ше узнать друг дру­га. Дру­гое дело, что та­кая бол­тов­ня мо­жет от­вле­кать или раз­дра­жать ра­бот­ни­ков, не во­вле­чен­ных в бе­се­ду, по­это­му име­ет смысл за­ве­сти от­дель­ный чат для вся­кой че­ло­ве­че­ской ерун­ды.

Ин­ве­сти­руй­те в оф­флайн-встре­чи

Несмот­ря на все плю­сы вир­ту­аль­ных ко­манд, если речь идет о дол­го­сроч­ном про­ек­те, ста­рый доб­рый оф­флайн-тим­бил­динг не по­ме­ша­ет. По­про­буй­те за­пла­ни­ро­вать несколь­ко вы­ла­зок с ко­ман­дой в те­че­ние года. Оч­ный кон­такт ва­жен для под­дер­жа­ния сов­мест­но­сти, это под­твер­жда­ют ру­ко­во­ди­те­ли, ко­то­рые про­шли че­рез опыт вир­ту­аль­но­го офи­са.