Соцсети, совещания и пробки: что съедает наше время в работе и личной жизни

Мож­но ли управ­лять вет­ром, если вы иде­те на па­рус­ной яхте, те­че­ни­ем реки, по ко­то­рой дви­жет­ся лод­ка, кли­ма­том того ме­ста, где вы жи­ве­те? Точ­но так же невоз­мож­но управ­лять и те­че­ни­ем вре­ме­ни, но мож­но на­учить­ся со вре­ме­нем дру­жить. Как сде­лать это эф­фек­тив­но и ра­зум­но рас­ска­зы­ва­ет биз­нес-тре­нер Свет­ла­на Ива­но­ва в сво­ей но­вой кни­ге «Тайм­ме­недж­мен­та нет. Пси­хо­ло­гия друж­бы со вре­ме­нем», ко­то­рая вы­шла в из­да­тель­стве Аль­пи­на-Па­б­ли­шер. «Цех» пуб­ли­ку­ет от­ры­вок из кни­ги, в ко­то­ром ав­тор де­лит­ся со­ве­та­ми по борь­бе с «по­жи­ра­те­ля­ми вре­ме­ни».

Нач­ну с лич­ной жиз­ни, по­то­му что все мы люди, а не толь­ко ра­бот­ни­ки. С моей точ­ки зре­ния, в лич­ной жиз­ни мы мо­жем счи­тать по­жи­ра­те­ля­ми вре­ме­ни толь­ко то, что од­но­вре­мен­но не при­но­сит ни поль­зы, ни удо­воль­ствия. Если мы пе­рей­дем к биз­не­су, к ра­бо­те, то си­ту­а­ция бу­дет немно­го иная. К по­жи­ра­те­лям вре­ме­ни бу­дет от­но­сить­ся все то, что не вли­я­ет по­зи­тив­но на ре­зуль­та­ты ра­бо­ты.

При этом мы раз­де­лим по­жи­ра­те­лей вре­ме­ни на при­ят­ные и непри­ят­ные.

К при­ят­ным мож­но от­не­сти чаш­ку чая или кофе в ком­на­те от­ды­ха, пя­ти­ми­нут­ный раз­го­вор с кол­ле­гой, ко­рот­кий за­ход в ин­тер­нет не по ра­бо­те, чте­ние вы­пус­ка кор­по­ра­тив­ной га­зе­ты — все то, что дает воз­мож­ность от­дох­нуть, пе­ре­клю­чить­ся, улуч­шить на­стро­е­ние. Эти при­ят­ные мо­мен­ты сто­ит оп­ти­ми­зи­ро­вать, ре­гла­мен­ти­ро­вать ко­ли­че­ствен­но и по вре­ме­ни и ис­поль­зо­вать как мо­мент от­ды­ха (осо­знан­но) или как мо­мент для по­зи­тив­но­го на­строя. На­при­мер, пе­ред непри­ят­ной за­да­чей либо по­сле нее мы да­рим себе неболь­шое удо­воль­ствие, ко­то­рое нас вдох­но­вит до или ре­а­би­ли­ти­ру­ет по­сле.

Вто­рая ка­те­го­рия — это непри­ят­ные по­жи­ра­те­ли вре­ме­ни, они не вы­зы­ва­ют по­зи­тив­ных эмо­ций. Во вре­мя на­пи­са­ния этой кни­ги я про­ве­ла опрос сво­их чи­та­те­лей в соц­се­тях, по­про­сив их рас­ска­зать о том, с ка­ки­ми по­жи­ра­те­ля­ми вре­ме­ни они стал­ки­ва­ют­ся.

• По­чет­ное пер­вое ме­сто за­ня­ли соц­се­ти.

Од­на­ко, если мы от­не­сем их к при­ят­ным по­жи­ра­те­лям вре­ме­ни (да­лее — ПВ. Кста­ти, еще один ва­ри­ант оп­ти­ми­за­ции), то нуж­но про­сто-на­про­сто уста­но­вить для себя ли­ми­ты и гра­фи­ки. На­при­мер, раз в два часа на 10 ми­нут для от­ды­ха и пе­ре­ры­ва. При этом не сто­ит под­пи­сы­вать­ся на все и всех под­ряд, всту­пать в мас­су групп, а очер­тить для себя круг, кто и что вам ре­аль­но ин­те­рес­но.

• Не обо­шлось, ко­неч­но, без мно­го­крат­но­го упо­ми­на­ния со­ве­ща­ний.

Смысл в том, что дли­тель­ность со­ве­ща­ния не со­от­вет­ству­ет ре­зуль­та­ту и по­лу­чен­ной поль­зе. Есть несколь­ко пра­вил, ко­то­рые по­мо­гут не тра­тить вре­мя, а ин­ве­сти­ро­вать, по­мо­гут сде­лать со­ве­ща­ния бо­лее ра­зум­ны­ми с точ­ки зре­ния про­дол­жи­тель­но­сти и бо­лее эф­фек­тив­ны­ми с точ­ки зре­ния ре­зуль­та­та.

Этап «До со­ве­ща­ния». Участ­ни­кам обя­за­тель­но долж­на быть разо­сла­на Agenda (те­ма­ти­ка и те­зи­сы со­ве­ща­ния) с тай­мин­гом (вре­мен­ны­ми ин­тер­ва­ла­ми). Це­ле­со­об­раз­но, что­бы были так­же за­ра­нее разо­сла­ны шаб­ло­ны вы­ступ­ле­ний, а если пред­по­ла­га­ет­ся пре­зен­та­ция, то фор­мат пре­зен­та­ции, в ко­то­ром она долж­на быть сде­ла­на. Это поз­во­лит лю­дям под­го­то­вить­ся, из­бе­жать вре­мен­ны х за­трат на по­иск от­ве­тов на во­про­сы. Кро­ме того, та­кая уни­фи­ка­ция де­ла­ет вос­при­я­тие бо­лее лег­ким и поз­во­ля­ет устра­нить ненуж­ные во­про­сы или дол­гое вхож­де­ние в тему и спе­ци­фи­ку ее по­да­чи.

За­ра­нее сто­ит рас­пре­де­лить роли. На каж­дом со­ве­ща­нии обя­за­тель­но дол­жен быть че­ло­век, ко­то­рый от­ве­ча­ет за ве­де­ние за­пи­сей (про­то­ко­ла, ито­гов со­ве­ща­ния и т. п.), но он не дол­жен быть ве­ду­щим или ко­ор­ди­на­то­ром. Так­же необ­хо­дим ве­ду­щий, ко­то­рый бу­дет сле­дить за кор­рект­но­стью вы­ступ­ле­ний, го­во­рить о том, в ка­кой мо­мент мож­но за­да­вать во­про­сы, пе­ре­хо­дить к тому или ино­му об­суж­де­нию.

Еще одна роль, ко­то­рую сто­ит опре­де­лить за­ра­нее, time­keeper — хра­ни­тель вре­ме­ни. Этот че­ло­век бу­дет сле­дить за со­блю­де­ни­ем ре­гла­мен­та. Же­ла­тель­но, что­бы он за две-три ми­ну­ты до окон­ча­ния вы­ступ­ле­ния каж­до­го из участ­ни­ков по­да­вал ка­кой-ни­будь знак, на­при­мер, под­ни­мал руку. Это поз­во­лит бо­лее точ­но со­блю­сти ре­гла­мент, со­хра­нив тем са­мым вре­мя.

Этап «Во вре­мя со­ве­ща­ния». Ве­ду­ще­му важ­но сле­дить за тем, что­бы не было от­кло­не­ний от темы об­суж­де­ния, ухо­да в дру­гую сто­ро­ну. Time­keeper дол­жен по­сто­ян­но дер­жать руку на пуль­се в плане со­блю­де­ния ре­гла­мен­та. Необ­хо­ди­мо обя­за­тель­но фик­си­ро­вать каж­дую часть со­ве­ща­ния до­го­во­рен­но­стя­ми, ко­то­рые ве­ду­щий про­то­ко­ла, за­пи­сей обя­за­тель­но туда вне­сет.

Этап «По­сле со­ве­ща­ния». Для того что­бы был ре­зуль­тат, а не по­те­ря вре­ме­ни, необ­хо­ди­мо обя­за­тель­но разо­слать всем участ­ни­кам при­ня­тые ре­ше­ния со сро­ка­ми, из­ме­ри­те­ля­ми и от­вет­ствен­ны­ми. Толь­ко в этом слу­чае мы бу­дем по­лу­чать дей­стви­тель­ные ре­зуль­та­ты вме­сто чего-то вро­де «а по­го­во­рить?».

• Еще один по­жи­ра­тель вре­ме­ни, ко­то­рый на­зва­ли мно­гие участ­ни­ки опро­са, за что им боль­шое спа­си­бо, это про­да­жа идеи, убеж­де­ние ру­ко­вод­ства или соб­ствен­ни­ков. Здесь мож­но дать несколь­ко ма­лень­ких, но очень по­лез­ных со­ве­тов.

Со­вет пер­вый, при­ми­тив­ный, про­стой, но, к со­жа­ле­нию, мало кто ему сле­ду­ет: го­во­ри­те все­гда с людь­ми на язы­ке их вы­год. На­чи­нать нуж­но не с того, за­чем это нуж­но вам или по­че­му это нуж­но кому-то, а ка­кую вы­го­ду по­лу­чит соб­ствен­ник ком­па­нии или ру­ко­во­ди­тель при усло­вии того, что мы пред­при­мем опре­де­лен­ные дей­ствия. Ко­гда я го­во­рю сло­во «вы­го­да», то имею в виду весь спектр воз­мож­ных по­зи­тив­ных ре­зуль­та­тов. Это мо­гут быть как фи­нан­со­вые вы­го­ды (на­при­мер, уве­ли­че­ние при­быль­но­сти), так и мар­ке­тин­го­вые и лю­бые дру­гие. Если мы нач­нем с того, по­че­му это вы­год­но со­бе­сед­ни­ку, то убе­дить его бу­дет го­раз­до лег­че.

Вто­рой важ­ный мо­мент — до­ка­за­тель­ная база. Есть та­кой хо­ро­ший ва­ри­ант, ко­гда мы вме­сте с пре­зен­та­ци­ей го­то­вим так на­зы­ва­е­мый бэкап — слай­ды, ко­то­рые мы не со­би­ра­ем­ся по­ка­зы­вать из­на­чаль­но, но про­де­мон­стри­ру­ем их в той си­ту­а­ции, ко­гда воз­ник­нут со­мне­ния, воз­ра­же­ния.

• До­ро­га, проб­ки, оче­ре­ди — были на­зва­ны и та­кие по­жи­ра­те­ли вре­ме­ни.

Сюда же мож­но от­не­сти и ожи­да­ние встре­чи, что, на­при­мер, ха­рак­тер­но для тех, кто ра­бо­та­ет с кли­ен­та­ми и парт­не­ра­ми. Без­услов­но, мы не мо­жем пол­но­стью устра­нить эти по­жи­ра­те­ли вре­ме­ни. Но мы мо­жем на­пол­нить их по­лез­ным со­дер­жа­ни­ем. На­при­мер, если я ожи­даю встре­чи с кли­ен­том, у меня с со­бой элек­трон­ная кни­га, я чи­таю по­лез­ную, ин­те­рес­ную ли­те­ра­ту­ру. Если я еду в проб­ке, по­нят­но, что чи­тать кни­гу я не могу, но я могу слу­шать аудиок­ни­гу или за­пи­си на ан­глий­ском язы­ке, если я за­ин­те­ре­со­ва­на в его изу­че­нии. В до­ро­ге (в по­ез­де или са­мо­ле­те) мы мо­жем ра­бо­тать на но­ут­бу­ке или план­ше­те, де­лать то, до чего не до­хо­ди­ли руки рань­ше. Та­ким об­ра­зом, все­гда, ко­гда мы стал­ки­ва­ем­ся с по­жи­ра­те­лем вре­ме­ни, мы за­да­ем себе во­прос: «Если его нель­зя устра­нить, то что я могу сде­лать, что­бы на­пол­нить это вре­мя поль­зой?»

Все са­мое важ­ное и ин­те­рес­ное со­би­ра­ем в на­шем Telegram