12 способов успевать на работе всё и не отвлекаться по мелочам

В глу­бине души каж­дый из нас по­ни­ма­ет, что до­пол­ни­тель­ная пара ча­сов в сут­ках вряд ли по­мо­жет все успе­вать. Все дело в том, как мы об­ра­ща­ем­ся со сво­им гра­фи­ком и на что тра­тим вре­мя. Здесь важ­но уме­ние при­ме­нять тех­но­ло­гии к ме­сту и от­ка­зы­вать­ся от них, ко­гда это необ­хо­ди­мо. Пе­ре­ска­зы­ва­ем ма­те­ри­ал Fast Com­pany о том, как муд­ро поль­зо­вать­ся сво­и­ми ра­бо­чи­ми ин­стру­мен­та­ми и пла­ни­ро­вать вре­мя мак­си­маль­но эф­фек­тив­но.

Как пра­виль­но ра­бо­тать с поч­той

• Со­кра­ти­те вре­мя по­ис­ка нуж­ных пи­сем во вхо­дя­щих. Преж­де все­го, пе­ре­ме­сти­те все диа­ло­ги, свя­зан­ные с те­ку­щим про­ек­том, в одно из при­ло­же­ний для де­ло­вой пе­ре­пис­ки, на­при­мер, Asana, Trello, Team­workPM или Wrike. Та­кие сер­ви­сы поз­во­ля­ют сор­ти­ро­вать раз­го­во­ры по те­мам и за­да­чам, а с по­мо­щью встро­ен­но­го по­ис­ка вы быст­ро най­де­те нуж­ную ин­фор­ма­цию.
• Ис­поль­зуй­те ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ные ка­лен­да­ри. Он­лайн-ка­лен­да­ри по­мо­гут вам из­ба­вить­ся от бес­ко­неч­ной пе­ре­пис­ки в по­пыт­ках со­гла­со­вать удоб­ную всем дату для встре­чи. В та­ких при­ло­же­ни­ях как Acu­itySched­ul­ing, Sched­uleOnce и Cal­endly лег­ко и быст­ро за­пла­ни­ро­вать день для со­ве­ща­ния, а ваши кол­ле­ги или кли­ен­ты сра­зу по­лу­чат опо­ве­ще­ние.
• Со­здай­те гай­длай­ны вме­сто того, что­бы от­ве­чать на пись­ма, ко­то­рые и не долж­ны были ока­зать­ся в ва­шей по­чте. На­при­мер, если вы ве­де­те блог или под­каст и вам по­сто­ян­но при­хо­дят пись­ма о том, как стать его участ­ни­ком, про­сто со­здай­те спе­ци­аль­ный раз­дел на ва­шем сай­те с ча­сто за­да­ва­е­мы­ми во­про­са­ми.
• Со­би­рай­те фид­бек с по­мо­щью ан­ке­ты. Он­лайн-фор­мы для ком­мен­та­ри­ев спа­сут вас от во­ро­ха од­но­тип­ных пи­сем с прось­ба­ми рас­ска­зать по­дроб­нее о ва­шем про­дук­те или слу­чай­ны­ми ком­мен­та­ри­я­ми. В то же вре­мя вы смо­же­те быст­ро от­ве­тить на важ­ные во­про­сы и пред­ло­же­ния о со­труд­ни­че­стве.
• От­клю­чи­те уве­дом­ле­ния. Опо­ве­ще­ния со­ци­аль­ных се­тей гро­зят пре­вра­тить вашу по­чту в кол­лек­цию необя­за­тель­ных но­во­стей, сре­ди ко­то­рых мо­гут за­те­рять­ся де­ло­вые пись­ма. Вы­де­ли­те себе спе­ци­аль­ное вре­мя в гра­фи­ке для про­вер­ки соц­се­тей.

Как ор­га­ни­зо­вать свой ра­бо­чий день

• Из­бавь­тесь от все­го, что вас от­вле­ка­ет. Спер­ва по­на­блю­дай­те за со­бой и со­ставь­те спи­сок ве­щей и дей­ствий, ко­то­рые за­би­ра­ют ваше вни­ма­ния. За­тем прой­ди­тесь по спис­ку и про­ана­ли­зи­руй­те, как ми­ни­ми­зи­ро­вать вли­я­ние от­вле­ка­ю­щих фак­то­ров. На­при­мер, если вы не мо­же­те не про­чи­тать но­вое со­об­ще­ние, услы­шав зву­ко­вой сиг­нал, по­ставь­те те­ле­фон в без­звуч­ный ре­жим.
• Не пре­вра­щай­те спи­сок вхо­дя­щих в спи­сок дел. Если вы ори­ен­ти­ру­е­тесь на вхо­дя­щие за­про­сы, зна­чит, вы поз­во­ля­е­те дру­гим лю­дям рас­по­ря­жать­ся ва­шим вре­ме­нем. Вме­сто это­го ис­поль­зуй­те при­ло­же­ние для управ­ле­ния за­да­ча­ми (на­при­мер, Trello), что­бы в нем обо­зна­чить свои при­о­ри­те­ты.
• Пе­ре­стань­те пе­ре­клю­чать­ся меж­ду за­да­ча­ми. Помни­те: вы мак­си­маль­но про­дук­тив­ны, ко­гда со­сре­до­то­че­ны на од­ной за­да­че. Если у вас все го­рит, по­ста­рай­тесь де­ле­ги­ро­вать часть за­дач. Осталь­ное ре­шай­те в по­ряд­ке оче­ред­но­сти. Если же вы ве­де­те несколь­ко про­ек­тов од­но­вре­мен­но, про­чи­тай­те наши со­ве­ты о том, как со всем спра­вить­ся и не сой­ти с ума.
• За­ме­ни­те муль­ти­за­дач­ность на ра­бо­ту над дву­мя за­да­ча­ми. Муль­ти­за­дач­ность пред­став­ля­ет со­бой, по сути, борь­бу за ваше вни­ма­ние. Дру­гой слу­чай — ко­гда вы во­вле­че­ны в два раз­ных типа ак­тив­но­сти па­рал­лель­но. На­при­мер, вы слу­ша­е­те под­каст, за­ни­ма­ясь гим­на­сти­кой. Со­че­та­ние фи­зи­че­ской и ум­ствен­ной де­я­тель­но­сти поз­во­лит сэко­но­мить вре­мя и мень­ше ску­чать, если ха­рак­тер ва­ших дел каж­дый день по­вто­ря­ет­ся.
• Не остав­ляй­те по­след­ние 5% дел на зав­тра. Как ча­сто нас по­се­ща­ет со­блазн оста­вить мел­кие за­да­чи на утро, на­при­мер, пра­виль­но офор­мить до­ку­мен­ты или про­ве­рить ссыл­ку, ко­то­рой вы со­би­ра­е­тесь по­де­лить­ся в соц­се­тях. Од­на­ко та­кие мел­кие дела от­ни­ма­ют у вас дра­го­цен­ные ми­ну­ты сле­ду­ю­ще­го ра­бо­че­го дня, а ведь вы мог­ли бы уйти до­мой по­рань­ше!

Как ис­поль­зо­вать тех­но­ло­гии муд­ро

• Не пре­не­бре­гай­те шаб­ло­на­ми. Де­ло­вые пись­ма ча­сто пи­шут­ся по од­ной схе­ме. Ло­гич­но за­ра­нее со­ста­вить несколь­ко чер­но­ви­ков и ис­поль­зо­вать их вре­мя от вре­ме­ни. Как ми­ни­мум, все­гда дер­жи­те на­го­то­ве крат­кую ин­фор­ма­цию о ва­шей ком­па­нии и файл с усло­ви­я­ми со­труд­ни­че­ства.
• Оставь­те вре­мя для об­ще­ния с биз­нес-парт­не­ра­ми. Под­дер­жи­вать от­но­ше­ния с кли­ен­та­ми, парт­не­ра­ми и спон­со­ра­ми сно­ва по­мо­жет шаб­лон. На­ча­ло и ко­нец пись­ма мо­гут быть на­пи­са­ны по под­го­тов­лен­но­му об­раз­цу. Но глав­ное — это во­вре­мя за­пла­ни­ро­вать свой от­вет. По­ставь­те себе на­по­ми­на­ние в ка­лен­да­ре. Не за­бы­вай­те по­здрав­лять важ­ных вам лю­дей с па­мят­ны­ми да­та­ми и обя­за­тель­но от­прав­ляй­те пись­мо с бла­го­дар­но­стью по­сле со­ве­ща­ния или встре­чи, если вы хо­ти­те, что­бы вас за­пом­ни­ли.