Как управлять несколькими проектами одновременно и не сойти с ума. Краткая инструкция от IT-специалистов

Ра­бо­та, фри­ланс, лич­ный про­ект, кур­сы для са­мо­раз­ви­тия, а еще нуж­но успе­вать есть, спать и об­щать­ся с дру­зья­ми. Сколь­ко бы успеш­ные люди ни твер­ди­ли про чу­де­са мно­го­за­дач­но­сти — она не ра­бо­та­ет. Зато по­мо­га­ют опыт и уме­ние пла­ни­ро­вать. Как спра­вить­ся, ко­гда у вас од­но­вре­мен­но несколь­ко про­ек­тов, чи­тай­те в но­вой ин­струк­ции «Цеха».

Ра­бо­та над несколь­ки­ми про­ек­та­ми не озна­ча­ет, что вы обя­за­тель­но бу­де­те стра­дать и не спать по но­чам, пы­та­ясь разо­брать­ся с нескон­ча­е­мой ла­ви­ной про­блем. Без­услов­но, каж­дое но­вое за­ня­тие тре­бу­ет до­пол­ни­тель­но­го вре­ме­ни и вни­ма­ния, и если не рас­счи­тать силы и на­груз­ку, мож­но вы­го­реть. Пе­ред тем, как брать на себя еще одну от­вет­ствен­ность, IT-плат­фор­ма Tech Re­pub­lic со­ве­ту­ет за­нять­ся пла­ни­ро­ва­ни­ем и об­ду­мать три глав­ных во­про­са:

• как эф­фек­тив­но ор­га­ни­зо­вать ра­бо­чее вре­мя;
• как мак­си­маль­но успеш­но ис­поль­зо­вать свои (и чу­жие, если вы ра­бо­та­е­те в ко­ман­де) про­фес­си­о­наль­ные на­вы­ки;
• ка­кие у вас, как у ор­га­ни­за­то­ра, силь­ные сто­ро­ны, ко­то­рые мо­гут при­го­дить­ся в управ­ле­нии но­вы­ми про­ек­та­ми.

Кро­ме того, важ­но знать о са­мых рас­про­стра­нен­ных ошиб­ках, с ко­то­ры­ми стал­ки­ва­ют­ся мно­гие но­вые управ­лен­цы.

Ошиб­ка 1. За­мы­кать все на себе

По­ни­мать кар­ти­ну це­ли­ком очень важ­но. Од­на­ко даже если вы уве­ре­ны, что чет­кое ви­де­ние си­ту­а­ции есть толь­ко у вас, не остав­ляй­те ре­ше­ние всех за­дач на себе. Лю­бой сбой — и люди в ко­ман­де пе­ре­ста­нут по­ни­мать, что и как им де­лать.

Един­ствен­ный вы­ход: по­дроб­но рас­пи­сать всё пе­ред за­пус­ком про­ек­та, ре­ко­мен­ду­ет блог ме­недж­мент-плат­фор­мы Asana. Чет­ко сфор­му­ли­руй­те цели, опре­де­ли­те за­да­чи и про­пи­ши­те их вы­пол­не­ние по­ша­го­во, рас­ставь­те при­о­ри­те­ты, от­меть­те участ­ни­ков и сро­ки. Со­ставь­те шаб­ло­ны для по­вто­ря­ю­щих­ся за­дач, что­бы даже в слу­чае ра­бо­че­го по­жа­ра, все вы­пол­ня­лось на оди­на­ко­вом уровне. Зву­чит несколь­ко за­нуд­но и из­бы­точ­но, но это поз­во­лит вам осво­бо­дить вре­мя и вни­ма­ние непо­сред­ствен­но на ра­бо­ту, а не ее ор­га­ни­за­цию.

Ошиб­ка 2. Ис­поль­зо­вать мно­го при­ло­же­ний

Часть до­ку­мен­тов рас­ки­да­на по фай­лам, часть — в об­ла­ке, что-то ле­жит в по­чте, что-то в мес­сен­дже­ре — в та­ких усло­ви­ях лег­ко за­пу­тать­ся и упу­стить важ­ную ин­фор­ма­цию. Если над про­ек­том ра­бо­та­ет це­лая ко­ман­да, то от­сут­ствие уни­фи­ка­ции мо­жет при­ве­сти к тому, что одну и ту же за­да­чу од­но­вре­мен­но нач­нут де­лать два че­ло­ве­ка, и в ито­ге вы толь­ко по­те­ря­е­те вре­мя, пре­ду­пре­жда­ет блог Asana.

Ко­гда про­ек­тов мно­го, пе­ре­клю­чать­ся меж­ду де­сят­ком при­ло­же­ний с по­хо­жи­ми функ­ци­я­ми ста­но­вит­ся все слож­нее: вни­ма­ние рас­се­и­ва­ет­ся, и пред­ста­вить себе пол­ную кар­ти­ну ка­жет­ся невоз­мож­ной за­да­чей. По­это­му по­трать­те вре­мя, вы­бе­ри­те одно-два при­ло­же­ния, ко­то­рые бу­дут под­хо­дить для ва­ших за­дач, и пе­ре­но­си­те ра­бо­ту в них.

Ошиб­ка 3. За­ни­мать­ся де­ла­ми па­рал­лель­но

Ре­зуль­тат бу­дет выше, а вре­ме­ни уй­дет мень­ше, если вы бу­де­те пол­но­стью по­гру­жать­ся в за­да­чу, а не жон­гли­ро­вать несколь­ки­ми од­но­вре­мен­но. Если вы все успеш­но рас­пла­ни­ро­ва­ли и ав­то­ма­ти­зи­ро­ва­ли, то у вас оста­нут­ся ре­сур­сы для того, что­бы про­во­дить несколь­ко ча­сов с де­ла­ми в ре­жи­ме Deep Work, не от­вле­ка­ясь.

К тому же, пи­шет En­tre­pre­neur, не надо бо­ять­ся де­ле­ги­ро­вать. В каж­дой ко­ман­де все­гда най­дет­ся че­ло­век, ко­то­рый увле­чен де­лом и хо­ро­шо справ­ля­ет­ся — до­верь­те ему часть управ­лен­че­ских за­дач, что­бы осво­бо­дить себе вре­мя, ко­то­рое вы мо­же­те по­тра­тить на дру­гие дела или на раз­ви­тие са­мо­го себя.