Подробный гид по продуктивной работе из дома: как не поддаваться унынию и лени

Из-за пан­де­мии ко­ро­на­ви­ру­са уда­лен­ная ра­бо­та для мно­гих пре­вра­ти­лась в но­вую нор­му. Для ча­сти со­труд­ни­ков пе­ре­ход про­шел без­бо­лез­нен­но, для дру­гих же — пре­вра­тил­ся в ор­га­ни­за­ци­он­ный ад. До­маш­ний офис озна­ча­ет: боль­ше от­вле­ка­ю­щих фак­то­ров (осо­бен­но если у вас есть дети и пи­том­цы) и мень­ше жи­во­го об­ще­ния с кол­ле­га­ми. Все это мо­жет нега­тив­но ска­зать­ся на ва­шей про­дук­тив­но­сти. Что­бы пре­одо­леть эти слож­но­сти, ме­не­дже­рам при­дет­ся при­ду­мать но­вые спо­со­бы ком­му­ни­ка­ции и мо­ни­то­рин­га, а со­труд­ни­кам — как не те­рять мо­ти­ва­цию, не па­ни­ко­вать и быть в кур­се про­ис­хо­дя­ще­го. «Цех» со­брал 15 ре­ко­мен­да­ций о том, как на­стро­ить ра­бо­ту из дома.

Для ме­не­дже­ров

1. Обес­печь­те со­труд­ни­ков тех­но­ло­ги­я­ми и ин­стру­мен­та­ми для ко­манд­ной ра­бо­ты

Пер­вым де­лом по­за­боть­тесь о гра­мот­ной ор­га­ни­за­ции уда­лен­ной ра­бо­ты. Для тре­кин­га про­дук­тив­но­сти мож­но ис­поль­зо­вать та­кие при­ло­же­ния, как Asana и Airtable, из мес­сен­дже­ров для кол­лек­тив­но­го тру­да по­дой­дут Slack и Mi­crosoft Teams, для ви­део­кон­фе­рен­ций по­пу­ляр­ны сер­ви­сы Zoom и Google Hang­outs.

Вы­бор удоб­ной про­грам­мы и тех­ни­че­ская под­держ­ка для тех, кто ис­пы­ты­ва­ет слож­но­сти с уста­нов­кой и управ­ле­ни­ем соф­том, по­мо­гут вам обес­пе­чить бо­лее син­хрон­ную и сла­жен­ную ра­бо­ту.

Впро­чем, важ­но знать, как ис­поль­зо­вать со­вре­мен­ные тех­но­ло­гии для сов­мест­ных про­ек­тов. Со­глас­но ис­сле­до­ва­нию, опуб­ли­ко­ван­но­му в мар­те 2020 года, 74% опро­шен­ных от­ме­ти­ли, что ко­ли­че­ство вхо­дя­щих в их элек­трон­ной по­чте не умень­ши­лось при пе­ре­хо­де к при­ло­же­ни­ям для уда­лен­ной ко­манд­ной ра­бо­ты. И хотя тех­но­ло­гии по­вы­ша­ют про­дук­тив­ность (так счи­та­ют 80% со­труд­ни­ков), мно­гие жа­лу­ют­ся на необ­хо­ди­мость быть все­гда он­лайн и от­кли­кать­ся при пер­вой необ­хо­ди­мо­сти.

Что­бы не от­вле­кать и не от­вле­кать­ся, сто­ит за­ра­нее об­го­во­рить с ко­ман­дой ра­бо­чее рас­пи­са­ние, вре­мя на пе­ре­рыв и ба­зо­вые прин­ци­пы циф­ро­во­го эти­ке­та ком­па­нии — на­при­мер, в ка­кие мо­мен­ты луч­ше не бес­по­ко­ить кол­ле­гу лич­ны­ми со­об­ще­ни­я­ми, а ко­гда сто­ит на­пом­нить о себе. Кро­ме того, ста­рай­тесь не пе­ре­клю­чать­ся меж­ду раз­ны­ми ви­да­ми свя­зи — ни­кто не хо­чет раз­ры­вать­ся меж­ду пя­тью раз­ны­ми мес­сен­дже­ра­ми, поч­той и те­ле­фо­ном.

©

Lauren Derks / Unsplash

---

2. Под­дер­жи­вай­те при­выч­ную ру­ти­ну

Со­ве­ща­ния по чет­вер­гам, утрен­ний об­мен но­во­стя­ми за кофе — все тра­ди­ции, ко­то­рых вы при­дер­жи­ва­лись в офи­се, мож­но и нуж­но про­дол­жать в он­лайн-фор­ма­те. Ру­ти­на по­мо­га­ет со­хра­нять кон­троль над си­ту­а­ци­ей и об­лег­ча­ет про­цесс адап­та­ции к но­вым усло­ви­ям. По­че­му бы не вве­сти еже­днев­ную утрен­нюю пе­ре­клич­ку, что­бы по­нять, кто над чем ра­бо­та­ет и убе­дить­ся, что ни­кто не нуж­да­ет­ся в по­мо­щи?

3. По­ощ­ряй­те ор­га­ни­за­цию спе­ци­аль­но­го ра­бо­че­го ме­ста дома

Со­зда­ние от­дель­но­го ра­бо­че­го ме­ста дома поз­во­ля­ет от­го­ро­дить­ся от от­вле­ка­ю­щих фак­то­ров. Даже если это ра­бо­чее ме­сто — в двух ша­гах от кро­ва­ти. Вы мо­же­те по­ка­зать лич­ный при­мер, по­де­лив­шись соб­ствен­ны­ми лай­фх­а­ка­ми по обу­строй­ству до­маш­не­го офи­са. Если же бюд­жет ком­па­нии поз­во­ля­ет, по­ду­май­те о том, что­бы вы­де­лить сред­ства со­труд­ни­кам для по­куп­ки удоб­ных кре­сел и под­ста­вок для ра­бо­ты за но­ут­бу­ком.

Со­глас­но недав­не­му ис­сле­до­ва­нию Head­Hunter, 31% рос­си­ян, пе­ре­шед­ших на фор­мат до­маш­не­го офи­са, жа­лу­ют­ся на непод­хо­дя­щую ме­бель, пло­хо ра­бо­та­ю­щую тех­ни­ку и мед­лен­ный ин­тер­нет.

©

миша надь / цех

---

4. Про­яви­те эм­па­тию

Са­мо­изо­ля­ция и ра­бо­та из дома мо­гут стать при­чи­ной гру­сти и чув­ства оди­но­че­ства. По­ста­рай­тесь обес­пе­чить под­держ­ку сво­им со­труд­ни­кам. В первую оче­редь, со­хра­няй­те спо­кой­ствие, дру­же­люб­ность и под­бад­ри­ва­ю­щий тон в вир­ту­аль­ной ком­му­ни­ка­ции с ко­ман­дой. Помни­те о том, что ди­стан­ци­он­ный труд — вы­нуж­ден­ная мера, ко­то­рая, на­вер­ня­ка, по душе не каж­до­му. И чрез­мер­ное дав­ле­ние со сто­ро­ны на­чаль­ства толь­ко усу­гу­бит стресс.

Будь­те на свя­зи. По­ка­жи­те кол­ле­гам, что вы го­то­вы их сори­ен­ти­ро­вать в слож­ной си­ту­а­ции и по­мочь со­ве­том.

5. Объ­яс­ни­те ко­ман­де, как кол­ле­ги мо­гут с вами свя­зать­ся

На ди­стан­ции тех­ни­че­ские непо­лад­ки, ор­га­ни­за­ци­он­ные сбои и недо­по­ни­ма­ния мо­гут слу­чать­ся чаще, чем офлайн. Если вы управ­ля­е­те ко­ман­дой, дай­те знать кол­ле­гам, как быст­ро свя­зать­ся с вами в слу­чае необ­хо­ди­мо­сти. Сто­ит ли вос­поль­зо­вать­ся те­ле­фо­ном, элек­трон­ной поч­той или од­ним из мес­сен­дже­ров? Убе­ди­тесь, что у ко­ман­ды есть ваши кон­так­ты.

6. Сле­ди­те за про­дук­тив­но­стью, а не вре­ме­нем

Вме­сто того, что­бы от­сле­жи­вать, кто сколь­ко вре­ме­ни про­вел он­лайн, куда по­лез­нее до­ве­рить­ся сво­им со­труд­ни­кам и су­дить по ре­зуль­та­там. Если ра­бо­та вы­пол­не­на в срок и ка­че­ствен­но, не так прин­ци­пи­аль­но, в ко­то­ром часу че­ло­век от­лу­чил­ся на обед или был он­лайн. Мик­ро­ме­недж­мент не по­мо­жет вам по­вы­сить про­дук­тив­ность.

Для всех со­труд­ни­ков

7. Про­яв­ляй­те ини­ци­а­ти­ву

Не жди­те пока кол­ле­га, на­чаль­ник или кли­ент сами свя­жут­ся с вами. Ко­гда вы ра­бо­та­е­те ди­стан­ци­он­но, хо­ро­шая ком­му­ни­ка­ция ста­но­вит­ся еще важ­нее. Если вам ну­жен фид­бек или вы дав­ным-дав­но до­го­во­ри­лись с че­ло­ве­ком о встре­че, ко­то­рая те­перь не мо­жет со­сто­ять­ся по по­нят­ным при­чи­нам, про­яви­те ини­ци­а­ти­ву. У всех сей­час пол­но за­бот, так что лиш­нее на­по­ми­на­ние — не по­вре­дит.

8. Об­щай­тесь боль­ше, по­яс­няй­те де­та­ли

Циф­ро­вые тех­но­ло­гии — это удоб­но, но ино­гда их ин­тер­фей­сы нас пу­та­ют. Не уве­ре­ны, что все вер­но по­ня­ли в со­об­ще­нии? Пе­ре­спро­си­те, пе­ре­фра­зи­ро­вав со­дер­жа­ние ва­ше­го со­бе­сед­ни­ка. Не стес­няй­тесь пи­сать по­дроб­ные ин­струк­ции и уточ­нять у кол­лег, на ка­ком они эта­пе.

9. Ре­шай­те сроч­ные во­про­сы по те­ле­фо­ну

Лю­бые спо­со­бы свя­зи, под­ра­зу­ме­ва­ю­щие текст в от­сут­ствие вер­баль­ной ин­то­на­ции, мо­гут быть невер­но по­ня­ты. Плюс они ме­нее опе­ра­тив­ны. Если вы чув­ству­е­те, что про­изо­шло ка­кое-то недо­по­ни­ма­ние или вы за­ме­ти­ли ка­кую-то про­бле­му, луч­ше по­зво­нить кол­ле­ге.

10. Вы­бе­ри­те пра­виль­ную одеж­ду

Мо­жет по­ка­зать­ся, что одеж­да для ра­бо­ты из дома не прин­ци­пи­аль­на, од­на­ко пси­хо­ло­ги­че­ски нам куда про­ще со­сре­до­то­чить­ся на деле, а не свер­нуть­ся в клу­бок и за­снуть, ко­гда мы не в пи­жа­ме. Вы­бе­ри­те ком­форт­ный на­ряд, но не тот, ко­то­рый бу­дет про­во­ци­ро­вать вас на рас­слаб­лен­ное со­сто­я­ние. На­при­мер, худи и тре­ни­ро­воч­ные шта­ны. Боль­ше со­ве­тов о том, как под­го­то­вить­ся к ви­део­кон­фе­рен­ции, мож­но най­ти в этом ма­те­ри­а­ле.

©

Shutterstock

---

11. Не за­будь­те о дру­же­ском об­ще­нии

Офис — это не толь­ко ра­бо­та, но и дру­же­ская ком­му­ни­ка­ция. Те­перь у вас нет воз­мож­но­сти по­бол­тать у ку­ле­ра, но вме­сто это­го лег­ко ор­га­ни­зо­вать чат для нефор­маль­ных пе­ре­пи­сок, в ко­то­рых мож­но узнать, как на­стро­е­ние и са­мо­чув­ствие у кол­лег. Кро­ме того, об­ме­ну но­во­стя­ми и при­вет­стви­я­ми мож­но уде­лить несколь­ко ми­нут в на­ча­ле или кон­це ра­бо­че­го со­ве­ща­ния по скай­пу. Есть и дру­гие оп­ции — на­при­мер, устро­ить пят­нич­ный по­ход в бар, толь­ко в чате.

12. Вне­си­те пе­ре­ры­вы в свое рас­пи­са­ние

По­ставь­те бу­диль­ник, ко­то­рый каж­дый час бу­дет на­по­ми­нать вам о том, что пора встать и раз­мять­ся. Прой­ди­тесь по дому, сде­лай­те несколь­ко при­се­да­ний. Пе­рей­ди­те в дру­гую часть квар­ти­ры (или ком­на­ты), пока обе­да­е­те — по­даль­ше от ком­пью­те­ра. Рас­пи­са­ние на день и пе­ре­ры­вы на гим­на­сти­ку по­мо­гут вам со­хра­нять бод­рость в те­че­ние дня. Если по­го­да поз­во­ля­ет, по­го­во­ри­те с кол­ле­гой по те­ле­фо­ну, сидя на ла­воч­ке или про­гу­ли­ва­ясь по пар­ку. Ко­неч­но, со­блю­дая при этом ди­стан­цию и не при­бли­жа­ясь к про­хо­жим.

©

Andrew neel / unsplash

---

14. Ме­няй­те об­ста­нов­ку в за­ви­си­мо­сти от за­да­чи

Ди­стан­ци­он­ный труд име­ет свои пре­иму­ще­ства и недо­стат­ки. С бо­лее скуч­ны­ми, ру­тин­ны­ми де­ла­ми люди луч­ше справ­ля­ют­ся в офи­се, го­во­рят ис­сле­до­ва­те­ли. Зато для твор­че­ских про­ек­тов нефор­маль­ная ком­форт­ная об­ста­нов­ка ока­зы­ва­ет­ся бо­лее про­дук­тив­ной. По­хо­же, если вы хо­ти­те пре­успеть с обо­и­ми ти­па­ми за­дач, вам луч­ше по­ду­мать о том, в ка­кой мо­мент сто­ит тру­дить­ся за ра­бо­чим сто­лом, а ко­гда — рас­по­ло­жить­ся в уют­ном крес­ле в об­ним­ку с кош­кой.

13. Под­го­товь­те ком­форт­ное ра­бо­чее ме­сто

Одна из са­мых ча­стых про­блем, с ко­то­рой стал­ки­ва­ют­ся люди, ра­бо­тая из дома, — это от­сут­ствие дви­же­ния и боли в спине. Что­бы ее предот­вра­тить, мож­но ме­нять свое по­ло­же­ние — че­ре­дуй­те ра­бо­ту сидя за сто­лом, на ди­ване и стоя. Вот ка­ких прин­ци­пов сто­ит в каж­дом слу­чае при­дер­жи­вать­ся:

Сидя за сто­лом

• дер­жи­те тело под на­кло­ном в 90 гра­ду­сов;
• ваши ноги долж­ны сто­ять на полу;
• ко­ле­ни долж­ны быть со­гну­ты (90 гра­ду­сов);
• руки так­же долж­ны быть со­гну­ты и со­став­лять угол в 90 гра­ду­сов.

Стоя

• стой­те ров­но, на обе­их но­гах;
• ноги долж­ны быть по ши­рине плеч;
• обо­при­тесь ру­ка­ми о стол, со­хра­няя угол в 90 гра­ду­сов.
• под­ло­жи­те кни­ги или ка­кую-ни­будь плос­кую вещь, если не уда­ет­ся под­дер­жи­вать угол в 90 гра­ду­сов.

По­лу­ле­жа

• при­под­ни­ми­те ко­ле­ни, под­ло­жив под них по­душ­ку;
• под­ло­жи­те по­душ­ку под го­ло­ву и верх­нюю часть спи­ны;
• ис­поль­зуй­те под­став­ку для но­ут­бу­ка или под­ло­жи­те еще одну по­душ­ку под него;
• по­ста­рай­тесь со­хра­нять руки со­гну­ты­ми (90 гра­ду­сов);
• рас­слабь­те пле­чи.

15. При­ми­ри­тесь со сво­и­ми эмо­ци­я­ми

Ко­ро­на­ви­рус за ок­ном все еще бу­шу­ет, вы чи­та­е­те но­во­сти и пе­ре­жи­ва­е­те на­счет здо­ро­вья близ­ких — при­ми­те свою тре­во­гу, по­хо­же, она бу­дет ва­шим спут­ни­ком еще ка­кое-то вре­мя. По­верь­те, сей­час все пе­ре­жи­ва­ют одно и то же.

Если вам по­на­ча­лу ка­за­лось, что пе­ре­ход на ди­стан­ци­он­ную ра­бо­ту не так уж и плох, но по­сте­пен­но мо­ти­ва­ция ис­ся­ка­ет и вы ску­ча­е­те по кол­ле­гам — это нор­маль­но. Что­бы взбод­рить­ся, най­ди­те вре­мя на про­гул­ку, при­ду­май­те но­вое хоб­би, по­бол­тай­те с дру­гом или зай­ми­тесь убор­кой.