Как не потратить на совещаниях всю жизнь: ученые разработали сценарий идеальной планерки

Ис­сле­до­ва­те­ли уни­вер­си­те­тов Небрас­ки и Юж­ной Ка­ро­ли­ны вы­ве­ли иде­аль­ный сце­на­рий ра­бо­чей встре­чи на ос­но­ве по­чти 200 на­уч­ных ра­бот, опуб­ли­ко­ван­ных за по­след­нее де­ся­ти­ле­тие, пи­шет Quartz.

По ста­ти­сти­ке, ком­па­нии США еже­год­но тра­тят на ненуж­ные со­ве­ща­ния 213 млрд дол­ла­ров, на ко­то­рых ру­ко­во­ди­те­ли про­во­дят при­мер­но по 7 лет жиз­ни, а 14% ра­бот­ни­ков счи­та­ют, что со­ве­ща­ния — ос­нов­ная при­чи­на бес­по­лез­ной тра­ты ра­бо­че­го вре­ме­ни. Так что со­хра­ни­те себе этот сце­на­рий, от­правь­те бос­су, рас­пе­ча­тай­те и под­кинь­те ли­стов­ки кол­ле­гам: сэко­номь­те себе и окру­жа­ю­щим годы жиз­ни.

Пе­ред со­ве­ща­ни­ем

Пла­ни­ро­ва­ние:

• Ор­га­ни­зуй­те встре­чу толь­ко по необ­хо­ди­мо­сти.
• Обо­значь­те вре­мен­ные рам­ки, ко­то­рые бу­дут со­от­вет­ство­вать це­лям встре­чи. Из­бе­гай­те длин­ных за­се­да­ний.
• Дер­жи­те ко­ли­че­ство участ­ни­ков под кон­тро­лем: пусть при­сут­ству­ют толь­ко те люди, чей опыт и зна­ния тре­бу­ют­ся для об­суж­де­ния за­пла­ни­ро­ван­ных во­про­сов.
• Ру­ко­во­ди­те­лю и участ­ни­кам:
• Про­пи­ши­те чет­кие цели и же­ла­е­мые ре­зуль­та­ты встре­чи. За­ра­нее разо­шли­те по­вест­ку.
• Убе­ди­тесь, что встре­ча ак­ту­аль­ная для всех участ­ни­ков. Не за­будь­те про­чи­тать по­вест­ку и под­го­то­вить­ся.
• Про­верь­те и под­го­товь­те тех­ни­ку, она долж­на ра­бо­тать к на­ча­лу со­ве­ща­ния.

Бла­го­да­ря этим пра­ви­лам встре­ча точ­но со­сто­ит­ся. Но ос­нов­ное вре­мя от­ни­ма­ет не под­го­тов­ка, а само со­ве­ща­ние.

Во вре­мя со­ве­ща­ния

Боль­шая часть того, что мы де­ла­ем и как ду­ма­ем, про­дик­то­ва­на по­ве­де­ни­ем дру­гих лю­дей и со­ци­аль­ным кон­тек­стом. По­это­му ис­ход встре­чи во мно­гом бу­дет за­ви­сеть от со­ста­ва участ­ни­ков.

Участ­ни­кам не сто­ит:

• Опаз­ды­вать. Луч­ше при­е­хать за­ра­нее.
• Тра­тить вре­мя на жа­ло­бы и неумест­ные вы­ска­зы­ва­ния, пе­ре­тя­ги­вать оде­я­ло на себя. Со­сре­до­точь­тесь на це­лях встре­чи.
• От­вле­кать­ся и за­ни­мать­ся по­сто­рон­ни­ми де­ла­ми. Чем боль­ше вы во­вле­че­ны в про­цесс, тем он эф­фек­тив­нее.

Ру­ко­во­ди­те­лю не сто­ит:

• От­кло­нять­ся от по­вест­ки. У вас уже есть спи­сок це­лей и же­ла­е­мых ре­зуль­та­тов, сле­дуй­те ему.
• За­став­лять осталь­ных участ­ни­ков ждать. Это пу­стая тра­та чу­жо­го вре­ме­ни.
• Раз­ры­вать­ся на несколь­ко дел во вре­мя встре­чи. Мно­го­за­дач­ность контр­про­дук­тив­на.
• От­стра­нять участ­ни­ков от про­цес­са при­ня­тия ре­ше­ния. Если ре­ше­ние уже при­ня­то — про­ин­фор­ми­руй­те всех за­ра­нее.
• Мол­чать, ко­гда об­ще­ние ста­но­вит­ся нездо­ро­вым: пе­ре­ход на лич­но­сти, об­ви­не­ния, пас­сив­ную агрес­сию нуж­но оста­нав­ли­вать.

По­сле встре­чи

Ис­сле­до­ва­ния по­ка­зы­ва­ют, что на вос­при­я­тие ито­гов встре­чи вли­я­ют не толь­ко со­бы­тия, ко­то­рые про­изо­шли во вре­мя нее, но и по­сле. По­это­му:

Сра­зу по­сле встре­чи:

• От­правь­те всем участ­ни­кам ре­зю­ме встре­чи и по­дроб­ный план дей­ствий.
• Крат­ко оце­ни­те ка­че­ство и поль­зу встре­чи, что­бы учесть ор­га­ни­за­ци­он­ные вы­во­ды в бу­ду­щем.

В дол­го­сроч­ной пер­спек­ти­ве:

• Сде­лай­те по­лез­ные встре­чи од­ной из ве­ду­щих це­лей для со­труд­ни­ков ком­па­нии.
• Пред­ло­жи­те ру­ко­во­ди­те­лям про­ана­ли­зи­ро­вать цен­ность су­ще­ству­ю­щих встреч, ми­тин­гов и пла­не­рок и ре­шить, что из это­го дей­стви­тель­но нуж­но.