Шум, просьбы коллег и мультизадачность — три главных отвлекающих фактора в офисе. Правильно организовать рабочий процесс — в первую очередь задача руководства, а не сотрудника. «Цех» рассказывает, как наладить работу команды и создать комфортные условия для всех.
Компания Steelcase, занимающаяся производством мебели для офиса, в ходе исследования выяснила, что в течение рабочего дня сотрудник в среднем отвлекается каждые три минуты. Одна из причин — опенспейсы. Изначально такое устройство офиса было задумано, чтобы сотрудники охотнее обменивались опытом и общались друг с другом. Однако согласно отчету Oxford Economics, идея обернулась полным крахом: половина работников жалуются на плохую звукоизоляцию и, как следствие, снижение концентрации. Большинство предпочитает не сообщать о проблеме начальству и просто уединяется в дальнем углу, гуляет на свежем воздухе в перерывах или слушает фоновую музыку в наушниках.
Многие считают, что по сравнению с офисом удаленная работа более комфортна и выгодна как сотрудникам, так и работодателям. Это подтверждает ряд научных публикаций и бизнес-кейсов. Так, к примеру, эффективность сотрудников одной китайской туристической компании увеличилась на 13% после того, как персоналу разрешили работать из дома. Тем не менее, удаленная работа — не единственный способ оградить себя от отвлекающих факторов.
Шум как источник стресса
На первый взгляд кажется, что всему виной — громкие разговоры и отсутствие звукоизоляции в открытом помещении. Однако доктор психологии Найджел Оселанд, проанализировав данные ста независимых исследований, убедился, что громкость мешает людям лишь в 25% случаев. Важнее контекст шума, отсутствие контроля над ситуацией и персональная чувствительность к посторонним звукам. Если вы хотите решить проблему шума в офисе, нельзя игнорировать особенности звука как физического явления и его восприятия человеком.
В схожем ключе об этой проблеме рассуждают и авторы другого исследования — Дайанн Берри и Саймон Бэнбери. Они подчеркивают, что посторонние шумы не только отвлекают, но также увеличивают стресс и уменьшают уровень удовлетворенности работой.
Анна Кинг, основатель коммуникационного агентства Informare и консультант в области дизайна, отмечает: наибольший дискомфорт приносят звуки, не связанные с нашими текущими задачами или те, чей источник мы не можем контролировать. То есть дело не столько в громкости, сколько в типе шума. Догадки Кинг подтвердили исследователи из Скандинавии Андерс Кьелльберг и Бертил Нордстром: они обнаружили, что внезапный грохот раздражает сильнее, чем фоновый шум. А, к примеру, звук работающего принтера или других технических устройств действует на нервы тем, кто занят чем-то другим, но не тем, кто распечатывает документ. Среди других неприятных шумов работники называют неразборчивую речь или шепот коллег.
Смартфоны и мультизадачность
В 2017 году группа ученых провела исследование, насколько гаджеты влияют на рабочий процесс. Восемьсот добровольцев поделили на три группы, при этом всех попросили отключить звук и вибрацию мобильных телефонов. Телефоны участников из первой группы лежали перед ними на столе, экраном вниз. Гаджеты участников второй группы находились в сумках или карманах. Третью группу попросили оставить телефоны в соседней комнате. Затем каждой из групп дали несколько заданий.Сопоставив ответы на тесты разных групп, исследователи обнаружили следующую закономерность: те, чьи телефоны остались в другой комнате, показали наилучшие результаты, а хуже всех справилась группа, у которой гаджеты лежали перед ними на столе.
Выходит, что даже само присутствие телефона напоминает о других делах и заставляет нас отвлекаться от работы.
«Мне только спросить»
Просьбы коллег часто отвлекают и мешают работать. Почему в таком случае некоторые сотрудники не могут отказать другим? Дело не только в вежливости. Вот три наиболее распространенные ситуации:
Чья-то задача интереснее своей работы
В вашей команде есть работники, которые легко отзываются на помощь другим коллегам, делают это регулярно и с большой охотой? Возможно, это сигнал о том, что пора разнообразить рутину и предложить вашему подчиненному новые задачи, чтобы талантливый и разносторонний человек не скучал.
Нравится чувствовать себя нужным и отзывчивым
Иногда люди помогают другим, просто потому что им нравится это делать и они не умеют отказывать. До такой степени, что однажды это начинает вредить их собственной работе. К хорошему быстро привыкаешь — и другие сотрудники могут пользоваться такой бескорыстной отзывчивостью.
Начальство смотрит сквозь пальцы
Помощь коллеге не должна отвлекать от основных рабочих задач. Если практика выполнения задач за другого превращается в рутину, это говорит о том, что руководство либо не в курсе происходящего, либо никаким образом не реагирует на ситуацию.
Как устранить отвлекающие факторы
Бен Бриарли, бизнесмен и коуч, делится советами, как победить отвлекающие факторы на работе.
Установите правила менторства
Злоупотребить помощью коллеги легко, когда все, что для этого требуется — это повернуть свое кресло на 90 градусов или пройти полметра до его стола. Совсем другое дело — когда нужно отправить запрос по почте или сперва обратиться к руководителю отдела, чтобы он назначил помощника по текущей задаче. Бриарли рекомендует формализовать неофициальный процесс менторства в коллективе, если бесконечные просьбы коллег доставляют сложности одному из сотрудников.
Введите штрафы
Правила требуют контроля и… наказания при их несоблюдении. Умение и готовность оказывать помощь коллегам достойны похвалы, но чужие задачи не должны отнимать слишком много времени сотрудника. Дайте понять любителям работать за чужой счет, что такое поведение не останется без последствий. Без правил рабочий процесс рискует превратиться в настоящий хаос.
Обсуждайте правила с сотрудниками
Правила не имеют смысла, если вы не объясняете коллективу, зачем вы их ввели. Проговорите ситуацию, расскажите о своих наблюдениях относительно отвлекающих просьб и снижении продуктивности помогающих, и о том, как вы видите рабочую этику. Объясните, почему вы решили формализовать процесс менторства и будьте готовы к обратной связи.