Система продуктивности, которая поможет закончить все начатые дела

Если вы от­кры­ли эту ста­тью, зна­чит, вы тоже да­де­ко не все успе­ва­е­те в срок. И, ско­рее все­го, по­сто­ян­но за­бы­ва­е­те о де­лах, нерв­ни­ча­е­те и из-за стрес­са на­чи­на­е­те ра­бо­тать еще хуже. Ка­жет­ся, это нор­маль­ное со­сто­я­ние для со­вре­мен­но­го офис­но­го ра­бот­ни­ка. На по­мощь при­хо­дят тех­но­ло­гии и ме­то­ди­ка GTD (Get Things Done), ко­то­рая по­мо­жет за­кан­чи­вать каж­дое на­ча­тое дело.

Нуж­на ли вам во­об­ще GTD

Если вы не хо­ти­те за­мо­ра­чи­вать­ся, то не нуж­на. Если на ра­бо­те вы вы­пол­ня­е­те толь­ко опре­де­лен­ный круг обя­зан­но­стей, то и без GTD без про­блем смо­же­те обой­тись. Если ваша де­я­тель­ность поз­во­ля­ет вам со­сре­до­то­чить­ся на 1-2 де­лах в день, то луч­ше про­сто не за­гру­жать го­ло­ву.

Для всех осталь­ных, кто, как и ав­тор этой ста­тьи — про­дю­сер «Цеха» Да­нил Плес­ня­вый, — вы­пол­ня­ет по 30 раз­ных дел в день, су­ще­ству­ет ме­то­ди­ка Get Things Done («До­во­ди дела до за­вер­ше­ния»). Ее при­ду­мал Дэ­вид Ал­лен, пи­са­тель и кон­суль­тант по про­дук­тив­но­сти, опи­сал ее в сво­ей кни­ге с тем же на­зва­ни­ем. Сам Ал­лен успел по­ра­бо­тать в ди­зайне, про­грам­ми­ро­ва­нии и мар­ке­тин­ге. Как вспо­ми­на­ет пи­са­тель, дела ва­ли­лись на него «сплош­ным по­то­ком» и он на­хо­дил­ся в по­сто­ян­ном на­пря­же­нии. То­гда он вы­пи­сал все дела на бу­маж­ки и на­чал их пе­ре­та­со­вы­вать, пока си­сте­ма не за­ра­бо­та­ла.

Кни­га Get Things Done вы­шла в 2001 году и ста­ла бест­сел­ле­ром, пе­ре­ве­ден­ным на 30 язы­ков. Ока­за­лось, что лю­дей по все­му миру тре­во­жи­ли те же са­мые про­бле­мы. А чем даль­ше раз­ви­вал­ся ин­тер­нет и уда­лен­ная ра­бо­та, тем боль­ше у всех ста­но­ви­лось за­дач.

Дэ­вид до сих пор до­пол­ня­ет свою ме­то­ди­ку и даже со­здал ком­па­нию, ко­то­рая по­мо­га­ет лю­дям и кор­по­ра­ци­ям по­вы­сить про­дук­тив­ность. Вот та­кая ис­то­рия успе­ха! Мы уже рас­ска­зы­ва­ли про ме­то­ди­ку Тья­го Фор­те «Вто­рой мозг». Она во мно­гом по­хо­жа на GTD по устрой­ству. Толь­ко если спо­соб Тья­го по­мо­га­ет эф­фек­тив­но со­хра­нять ин­фор­ма­цию, ме­тод Ал­ле­на поз­во­ля­ет ее ис­поль­зо­вать.

---

Этап 1. Сбор за­дач

За­пи­сы­вай­те все за­да­чи и идеи в от­дель­ную за­мет­ку на те­ле­фоне, тет­рад­ку или при­ло­же­ние. Не важ­но как — глав­ное, чтоб в этот ар­хив по­па­да­ло аб­со­лют­но все, что вам надо сде­лать. За­пи­сы­вать надо во­об­ще все: ра­бо­ту, лич­ные дела по дому, идеи для стар­та­пов (даже са­мые безум­ные), кни­ги и филь­мы «на по­том» и так да­лее. Вы долж­ны мак­си­маль­но раз­гру­жать свою го­ло­ву и не пы­тать­ся ни­че­го за­пом­нить.

Очень важ­но: нуж­но за­пи­сы­вать за­да­чи пра­виль­но — по­дроб­но рас­пи­сы­вать то, что кон­крет­но нуж­но сде­лать. Если на­пи­сать пись­мо кол­ле­ге, то за­пи­сать это нуж­но при­мер­но так: «На­пи­сать пись­мо На­та­ше из бух­гал­те­рии по по­во­ду квар­таль­но­го от­че­та, за­про­сить го­но­ра­ры». Го­раз­до по­нят­нее, чем «На­та­ша, го­но­ра­ры» — че­рез пару дней смысл по­сла­ния за­бу­дет­ся, а оно само пре­вра­тит­ся в бес­связ­ные сло­ва.

Этап 2. Об­ра­бот­ка и ор­га­ни­за­ция

---

Вот вы за­пи­са­ли 20 за­дач — даль­ше на­чи­на­ет­ся ма­гия. Вы на­чи­на­е­те об­ра­ба­ты­вать свои дела и сор­ти­ро­вать их. Мож­но де­лать это по сле­ду­ю­щим при­зна­кам:

1. Тре­бу­ет ли за­да­ча дей­ствий. Если нет, ее мож­но от­пра­вить в ар­хив или во­все уда­лить. Ве­со­мая часть того, что мы де­ла­ем — лишь ими­та­ция де­я­тель­но­сти. От нее в це­лом мож­но из­ба­вить­ся.
2. На­сколь­ко слож­ная за­да­ча. За­да­чи, ко­то­рые под­ра­зу­ме­ва­ют дей­ствия, де­лят­ся на две ка­те­го­рии: од­но­со­став­ные и ком­плекс­ные. Если за­да­ча ком­плекс­ная — ее нуж­но пре­вра­тить в про­ект (об этом позд­нее).
3. Дей­стви­тель­но ли за­да­чу надо де­лать. Осо­бен­но важ­ное и осо­бен­но слож­ное пра­ви­ло для пер­фек­ци­о­ни­стов — не все дела надо де­лать. Мно­гое из того, что вы ста­ви­те в свои за­да­чи, по­сле­зав­тра бу­дет уже неак­ту­аль­но. Что­бы из­бе­жать лиш­ней ра­бо­ты, луч­ше дать делу «на­сто­ять­ся пару дней». Ко­неч­но, это не ка­са­ет­ся сроч­ных или при­о­ри­тет­ных про­ек­тов и боль­шин­ства ра­бо­чих за­дач.
4. Что в ито­ге оста­лось в ра­бо­те. Ко­гда оста­лись толь­ко дела, ко­то­рые дей­стви­тель­но надо де­лать, их мож­но ор­га­ни­зо­вать по спис­кам и за­да­чам.

Го­то­во! Те­перь у вас есть спи­сок из дел, ко­то­рые точ­но нуж­но сде­лать. Пе­ре­ста­ем стра­дать из-за за­бы­тых за­дач, неот­ве­чен­ных пи­сем или ощу­ще­ния, что дела идут на вас ла­ви­ной и мень­ше их не ста­но­вят­ся.

Этап 3. Ре­а­ли­за­ция

Есть три типа за­дач по си­сте­ме GTD: про­стые, ком­плекс­ные и де­ле­ги­ру­е­мые. В этом раз­де­ле­нии за­клю­ча­ет­ся глав­ная ма­гия си­сте­мы.

Про­стые за­да­чи со­сто­ят из од­но­го дей­ствия и за­ни­ма­ют ме­нее 10 ми­нут — их нуж­но де­лать сра­зу, как об­ра­зо­вы­ва­ет­ся вре­мен­ное окно. На­при­мер, про­пы­ле­со­сить в квар­ти­ре или разо­слать элек­трон­ные при­гла­ше­ния на сва­дьбу.

Ком­плекс­ные за­да­чи нуж­но пре­вра­тить в «про­ект». На­при­мер, вам нуж­но со­брать квар­таль­ный от­чет по ре­клам­ным кам­па­ни­ям, ко­то­рые за­пус­кал ваш от­дел. Сде­лать та­кое дело с на­ско­ка не по­лу­чит­ся, по­это­му за­да­чу луч­ше раз­де­лить на под­пунк­ты и сде­лать про­ек­том.

• «На­пи­сать На­сте и со­брать ста­ти­сти­ку с со­ци­аль­ных се­тей»;
• «За­про­сить от­чет по по­тра­чен­ным день­гам из бух­гал­те­рии»;
• «Со­брать струк­ту­ру пре­зен­та­ции в до­ку­мен­те»;
• «Пе­ре­дать струк­ту­ру ди­зай­не­ру Мар­го на верст­ку»;
• «Про­ве­сти ре­вью пре­зен­та­ции, вы­чи­тать и ис­пра­вить ошиб­ки»;
• «От­пра­вить пре­зен­та­цию на­чаль­ни­ку».

Те­перь вы мо­же­те на­гляд­но оце­нить, сколь­ко ра­бо­ты вам дей­стви­тель­но надо сде­лать. Не про­сто «сде­лать пре­зен­та­цию», но це­лых шесть дей­ствий, на ко­то­рые нуж­ны вре­мя и энер­гия. Раз­де­ляя за­да­чи на про­ек­ты, вы смо­же­те оце­нить ре­аль­ное ко­ли­че­ство ра­бо­ты.

Тре­тий тип за­да­чи — де­ле­ги­ро­ва­ние. На­при­мер, вам нуж­но на­пи­сать текст для пре­зен­та­ции, но вре­ме­ни у вас на это нет. То­гда вы пе­ре­да­е­те текст кол­ле­ге, а сами сни­ма­е­те с себя эту за­да­чу.

Этап 4. Ре­вью

---

Ко­гда си­сте­ма GTD на­стро­ит­ся, она бу­дет ра­бо­тать на вас — те­перь ваш еже­днев­ник по­лон кон­крет­ных, ори­ен­ти­ро­ван­ных на дей­ствия, пунк­тов, ко­то­рые ор­га­ни­зо­ва­ны и струк­ту­ри­ро­ва­ны. В лю­бой мо­мент вы мо­же­те от­ве­тить на во­прос «А что мне де­лать сей­час?».

Что­бы GTD про­дол­жал ра­бо­тать, его нуж­но ре­гу­ляр­но об­нов­лять. Раз в неде­лю (ав­тор это­го тек­ста де­ла­ет это в по­не­дель­ник) мож­но са­дить­ся с чаш­кой кофе утром и раз­би­рать спи­сок дел, ко­то­рые вы за­пи­са­ли на неде­лю. Рас­пи­ши­те за­да­чи, со­здай­те про­ек­ты, при­ду­май­те кому де­ле­ги­ро­вать не важ­ные дела. Мо­же­те по­ста­вить себе свои внут­рен­ние дед­лай­ны.

Си­сте­ма мо­жет по­ка­зать­ся слег­ка гро­мозд­кой сна­ча­ла. Но по фак­ту она зай­мет у вас час на на­строй­ку, а по­том по пол­ча­са в неде­лю на ре­вью всех сво­их дел. Зато мож­но бу­дет не пе­ре­жи­вать, что вы что-то за­бу­де­те.

С чего на­чать

В от­ли­чие от «вто­ро­го моз­га», GTD не тре­бу­ет несколь­ких при­ло­же­ний, с ко­то­ры­ми по­сто­ян­но при­дет­ся вза­и­мо­дей­ство­вать. Мож­но ис­поль­зо­вать хоть бу­ма­гу с руч­кой, но с те­ле­фо­на и ком­пью­те­ра де­лать это все же удоб­нее.

Так что на­чать мож­но со ска­чи­ва­ния при­ло­же­ния ор­га­най­зе­ра. А о том, ка­кие они бы­ва­ют и ка­кие мож­но ис­поль­зо­вать, мы по­дроб­но рас­ска­за­ли в на­шей под­бор­ке.