«Доброго времени суток, многоуважаемая!»: 10 ошибок, которые вы допускаете в деловой переписке

Мы по­сто­ян­но пи­шем пись­ма, и на ка­ран­тине мно­гие ста­ли пи­сать их в разы боль­ше — уже нель­зя дой­ти до сто­ла кол­ле­ги или со­брать­ся на обед с парт­не­ра­ми. Ка­кие ошиб­ки ча­сто воз­ни­ка­ют в де­ло­вых пись­мах, и как их из­бе­жать? «Цех» по­про­сил Ана­ста­сию Лан­дер, ав­то­ра кур­са «Пи­шем сами» в In­Lib­erty, разо­брать­ся в тон­ко­стях пе­ре­пис­ки. По про­мо­ко­ду ПИ­ШЕМ­ЦЕХ вы мо­же­те за­пи­сать­ся на курс со скид­кой 10%.

Невнят­ная тема пись­ма

Вы на­вер­ня­ка по­лу­ча­ли пись­ма с те­мой «До­ку­мен­ты», «Счет» или «IMG_4703». Удоб­но ли в них ори­ен­ти­ро­вать­ся? Нет. Тема пись­ма долж­на по­мо­гать ад­ре­са­ту ра­бо­тать с поч­той, а не сби­вать с тол­ку. Обя­за­тель­но ука­жи­те в теме важ­ную дату или вре­мя, если в са­мом пись­ме вы го­во­ри­те об этом. Если вы на­зна­ча­е­те встре­чу, оза­главь­те пись­мо так: «Встре­ча с Имя­ре­ком 10 сен­тяб­ря». Если при­сы­ла­е­те мо­ти­ва­ци­он­ное пись­мо ра­бо­то­да­те­лю или эй­ча­ру, ука­жи­те, на ка­кую ва­кан­сию пре­тен­ду­е­те, на­при­мер: «Ва­кан­сия гра­фи­че­ско­го ди­зай­не­ра в „Я и сы­но­вья“ — ре­зю­ме Се­ме­на Пет­ро­ва». Если же вы от­прав­ля­е­те те са­мые до­ку­мен­ты, сче­та или хай­ре­зы кар­ти­нок, то сме­ло пи­ши­те: «За­кры­ва­ю­щие до­ку­мен­ты к до­го­во­ру WY01 от 13 июня 2020 года», «Счет LC015 от 7 ав­гу­ста» или «Ил­лю­стра­ции для ма­те­ри­а­ла о ме­ди­та­ции».

Фа­ми­льяр­ное или слиш­ком вы­спрен­ное при­вет­ствие

Как вы обыч­но при­вет­ству­е­те ад­ре­са­та — и при­вет­ству­е­те ли? «При­вет, Ирин, «? «Мно­го­ува­жа­е­мая Ири­на Сер­ге­ев­на, поз­воль­те за­сви­де­тель­ство­вать вам свое по­чте­ние»? Или ис­поль­зу­е­те став­шее зна­ме­ни­тым и линг­ви­сти­че­ски непра­виль­ное «Доб­ро­го вре­ме­ни су­ток?»

Что­бы по­здо­ро­вать­ся, вы­би­рай­те «Здрав­ствуй­те» или «Доб­рый день», если вы не слиш­ком близ­ко зна­ко­мы с ад­ре­са­та­ми. По­ста­рай­тесь вы­яс­нить, зо­вут вашу ад­ре­сат­ку На­та­лья или На­та­лия — это раз­ные име­на. Если Ири­на Сер­ге­ев­на лю­бит об­ра­ще­ние по име­ни и от­че­ству — от­лич­но, вы все пра­виль­но пи­ше­те. Но ви­тий­ства вро­де «мно­го­ува­жа­е­мая» и про­чая оставь­те для ди­пло­ма­ти­че­ской пе­ре­пис­ки. В де­ло­вом пись­ме бу­дет до­ста­точ­но про­сто «Ува­жа­е­мый / ува­жа­е­мая».

От­сут­ствие кон­тек­ста

Вы впер­вые пи­ше­те ад­ре­са­ту и сра­зу пе­ре­хо­ди­те к делу:

“Здрав­ствуй­те, Ни­ко­лай,

мне нуж­на пре­зен­та­ция ва­ше­го вы­ступ­ле­ния на мар­ке­тин­го­вой кон­фе­рен­ции три года на­зад. При­шли­те, пож-ста.

С при­ве­том,

Ми­ха­ил».

С та­ким под­хо­дом шан­сов по­лу­чить от Ни­ко­лая за­вет­ную пре­зу ма­ло­ва­то. Под­ло­жи­те кон­текст!

«Здрав­ствуй­те, Ни­ко­лай,

поз­воль­те на­пом­нить о себе: меня зо­вут Ми­ха­ил Мар­ков, мы по­зна­ко­ми­лись на кон­фе­рен­ции Red Ap­ple три года на­зад и обе­да­ли вме­сте в пе­ре­ры­ве. Я был впе­чат­лен ва­шим вы­ступ­ле­ни­ем, и мы об­суж­да­ли кей­сы, ко­то­рые вы упо­ми­на­ли в пре­зен­та­ции.»

А даль­ше уже мож­но веж­ли­во вы­ска­зы­вать прось­бу.

Шаб­лон­ный текст

Вы пи­ше­те так на­зы­ва­е­мое «хо­лод­ное пись­мо», пред­ла­гая свои услу­ги по­тен­ци­аль­но­му парт­не­ру, и, что­бы сбе­речь свое вре­мя, встав­ля­е­те в текст опи­са­ние де­я­тель­но­сти ва­шей ком­па­нии, взя­тое с веб­сай­та. По­лу­ча­ет­ся нечто по­доб­ное:

«Мы име­ем до­ста­точ­ный опыт ра­бо­ты как с круп­ны­ми фе­де­раль­ны­ми ком­па­ни­я­ми, так и с неболь­ши­ми мест­ны­ми ком­па­ни­я­ми. На­ши­ми Кли­ен­та­ми яв­ля­ют­ся пред­при­я­тия раз­лич­ных от­рас­лей из раз­ных угол­ков на­шей стра­ны, а так­же ближ­не­го и даль­не­го за­ру­бе­жья.»

Чи­та­те­ля тя­нет зе­вать. Что­бы ваше пред­ло­же­ние все же изу­чи­ли, при­дет­ся по­тра­тить вре­мя и сфор­му­ли­ро­вать пре­ле­сти ва­ше­го пред­ло­же­ния так, что­бы они были важ­ны имен­но это­му ад­ре­са­ту.

Суть во­про­са не рас­кры­та

Вы на­пи­са­ли от­лич­ный текст о себе и сво­их услу­гах, но от­ве­та нет. По­смот­ри­те на свои пись­ма кри­ти­че­ски — есть ли в них фор­му­ли­ров­ки того, что вы хо­ти­те по­лу­чить? Ад­ре­са­ты долж­ны по­ни­мать, по­че­му вы им пи­ше­те. Если вы хо­ти­те пред­ло­жить услу­гу, по­дать свою кан­ди­да­ту­ру на ва­кан­сию, по­лу­чить сме­ту или уточ­нить де­та­ли встре­чи, обя­за­тель­но сфор­му­ли­руй­те это чет­ким и ем­ким пред­ло­же­ни­ем. Дай­те ад­ре­са­ту по­нять, что ему нуж­но сде­лать по про­чте­нии ва­ше­го пись­ма.

Мно­го букв

Вы пи­ше­те от­лич­ные, но уж очень длин­ные пись­ма. А как ина­че? Ведь ваш стар­тап та­кой уни­каль­ный, ваши услу­ги де­шев­ле рын­ка, а ваш по­служ­ной спи­сок за­тме­ва­ет всех звезд ин­ду­стрии. Что де­лать? Остав­ляй­те в пись­ме са­мое глав­ное, а по­дроб­но­сти рас­пи­ши­те в пре­зен­та­ции, ко­то­рую при­ло­жи­те к пись­му. Толь­ко не за­будь­те упо­мя­нуть, что вы при­ло­жи­ли до­ку­мент с по­дроб­ной ин­фор­ма­ци­ей о сути ва­ше­го во­про­са.

Со­кра­ще­ния, за­ис­ки­ва­ние, кан­це­ля­рит

У вас столь­ко дел, что нет вре­ме­ни объ­яс­нять. По­это­му в ва­ших пись­мах нет за­глав­ных букв, за­пя­тых, и пол­но со­кра­ще­ний на­по­до­бие «Спс», «пжлст», «кот» вме­сто «ко­то­рый». Если пись­мо пи­сать дол­го, луч­ше до­стань­те те­ле­фон.

В про­тив­ном слу­чае по­тру­ди­тесь пи­сать сло­ва це­ли­ком. Так ли мно­го вре­ме­ни вы эко­но­ми­те на каж­дом пжлст?

Вы очень бо­и­тесь до­ста­вить неудоб­ство ад­ре­са­ту или про­явить недо­ста­точ­ное по­чте­ние, по­это­му сдаб­ри­ва­е­те пись­ма вся­ки­ми «под­ска­жи­те, по­жа­луй­ста, вы­да­лась ли воз­мож­ность озна­ко­мить­ся с на­шей пре­зен­та­ци­ей». Не надо так — вы ста­ви­те себя в сла­бую, за­ис­ки­ва­ю­щую, неуве­рен­ную по­зи­цию. Нет ни­че­го оскор­би­тель­но­го в во­про­се: «Ска­жи­те, по­жа­луй­ста, ви­де­ли ли вы мое преды­ду­щее пись­мо и пре­зен­та­цию?»

Вы хо­ти­те, что­бы ваши пись­ма зву­ча­ли ве­со­мо и со­лид­но, по­это­му пи­ше­те толь­ко так: «Наши услу­ги яв­ля­ют­ся уни­каль­ны­ми на дан­ном рын­ке, а я яв­ля­юсь наи­луч­шим спе­ци­а­ли­стом, име­ю­щим необ­хо­ди­мый спектр ква­ли­фи­ка­ций для наи­бо­лее оп­ти­маль­но­го ре­ше­ния дан­ных про­блем и во­про­сов». Ваш ди­а­гноз — кан­це­ля­рит. Его лег­ко на­гро­моз­дить и слож­но рас­пу­тать. Ис­поль­зуй­те ак­тив­ный за­лог, дро­би­те длин­ные пред­ло­же­ния, до­бав­ляй­те по­нят­ные по­дроб­но­сти, что­бы со­об­ще­ние при­об­ре­ло цен­ность.

«Мы раз­ра­бо­та­ли шаб­лон де­ло­во­го пись­ма, ко­то­рый лег­ко адап­ти­ро­вать для мо­ти­ва­ци­он­ных и хо­лод­ных пи­сем лю­бо­го сти­ля. Я пишу де­ло­вые пись­ма вот уже 20 лет и бла­го­да­ря опы­ту ра­бо­ты в меж­ду­на­род­ных кор­по­ра­ци­ях на­хо­жу пра­виль­ные от­ве­ты на са­мые слож­ные за­про­сы кли­ен­тов и агентств».

Непод­хо­дя­щая под­пись

В ней толь­ко ваше имя и мо­биль­ный те­ле­фон без кода стра­ны. Или толь­ко мейл. Или под­пи­си нет со­всем. Или она за­ни­ма­ет во­семь строк, вклю­ча­ет поч­то­вый ад­рес ва­ше­го офи­са, ссыл­ки на все ак­ка­ун­ты в соц­се­тях, веб­сайт, ло­го­тип и мис­сию ком­па­нии, а так­же пару ци­тат CEO.

У раз­ных ком­па­ний мо­гут быть раз­ные стан­дар­ты под­пи­си, и с неко­то­ры­ми из них ни­че­го нель­зя по­де­лать. Но если вы мо­же­те со­ста­вить под­пись са­мо­сто­я­тель­но, по­смот­ри­те на нее с точ­ки зре­ния здра­во­го смыс­ла. В ней обя­за­тель­но долж­ны быть:

— ваши имя и фа­ми­лия;

— ваш мейл;

— долж­ность — если она у вас есть;

— мо­биль­ный те­ле­фон — если вы го­то­вы его да­вать;

— если вы ин­флю­эн­сер — дай­те ссыл­ку на клю­че­вую соц­сеть;

— если ваш веб­сайт — ос­нов­ная плат­фор­ма биз­не­са, ука­жи­те его.

Все осталь­ное луч­ше опу­стить.

Неудоб­ные ссыл­ки, тя­же­лые при­ло­же­ния

Вы лю­би­те вста­вить длин­ную ссыл­ку в тело пись­ма так, что она за­ни­ма­ет три стро­ки? При­кла­ды­ва­е­те к пись­мам PDF ве­сом боль­ше 5 ме­га­байт? Лю­би­те вста­вить хай­ре­зы фо­то­гра­фий пря­мо в тело пись­ма? Не надо так де­лать, по­жа­луй­ста. Ссыл­ки со­кра­щай­те спе­ци­аль­ны­ми сер­ви­са­ми, боль­шие фай­лы и фо­то­гра­фии за­ли­вай­те в об­ла­ко и да­вай­те ад­ре­са­там ссыл­ку с нуж­ны­ми вам уров­ня­ми до­сту­па.

Про­бле­мы с от­ве­том

Вы на­пи­са­ли иде­аль­ное пись­мо, и — о, чудо! — вам от­ве­ти­ли. И вы уже неде­лю не мо­же­те со­брать­ся с ду­хом и про­дол­жить пе­ре­пис­ку — нуж­но под­го­то­вить мно­го дан­ных, по­ду­мать о со­дер­жа­нии пись­ма, или вас за­тя­ну­ла те­куч­ка. Что де­лать? Дер­жи­те под ру­кой шаб­лон быст­ро­го от­ве­та на лю­бое пись­мо. Он мо­жет быть, на­при­мер, та­ким (вы­бе­ри­те нуж­ные эле­мен­ты):

«До­ро­гой / до­ро­гая Имя­рек,

бла­го­да­рю вас за от­вет. Я обя­за­тель­но на­пи­шу вам по­дроб­ное пись­мо / по­зво­ню вам, что­бы об­су­дить де­та­ли зав­тра / че­рез два ра­бо­чих дня / в те­че­ние неде­ли.

С ува­же­ни­ем,

Я и сы­но­вья.»

Это даст вам поле для ма­нев­ра. Непре­мен­но сдер­жи­те сло­во и от­веть­те или пе­ре­зво­ни­те со­бе­сед­ни­ку в обе­щан­ный срок. Ина­че ни­ка­кая пе­ре­пис­ка не спа­сет вашу ре­пу­та­цию.

Толь­ко по­лез­ные по­сты и сто­рис — в на­шем In­sta­gram