5 техник тайм-менеджмента, которые помогут эффективно управлять временем

Неко­то­рым не хва­та­ет 24-х ча­сов в сут­ках, что­бы вы­пол­нить все ра­бо­чие за­да­чи. А что, если мы ска­жем, что эти люди про­сто не уме­ют эф­фек­тив­но управ­лять сво­им вре­ме­нем? Рас­ска­зы­ва­ем пять тех­ник тайм-ме­недж­мен­та, что­бы все успе­вать.

Тех­ни­ка «Po­modoro»

Ме­тод «Po­modoro» — это тех­ни­ка тайм-ме­недж­мен­та, по ко­то­рой ра­бо­чее вре­мя де­лит­ся на пе­ри­о­ды по 30 ми­нут: 25 ми­нут ра­бо­ты и 5 ми­нут от­ды­ха. Ра­бо­чий пе­ри­од на­зы­ва­ют «по­ми­дор». Суть ме­то­да в том, что­бы раз­би­вать ра­бо­ту на неболь­шие пе­ри­о­ды тру­да и от­ды­ха. Стан­дарт­ный цикл длит­ся два часа, то есть это че­ты­ре «по­ми­до­ра» по 25 ми­нут и че­ты­ре ко­рот­ких пе­ре­ры­ва по пять ми­нут меж­ду ними.

Итак, тех­ни­ка со­сто­ит из сле­ду­ю­щих эта­пов:

1. Со­ста­вить спи­сок за­дач на день и рас­ставь­те их по при­о­ри­те­там.
2. Взять тай­мер (ме­ха­ни­че­ский или в те­ле­фоне), уста­но­вить на 25 ми­нут — это один «по­ми­дор».
3. Пол­но­стью со­сре­до­то­чить­ся на вы­пол­не­нии од­ной за­да­чи, иг­но­ри­руя все от­вле­че­ния — звон­ки, мес­сен­дже­ры, соц­се­ти.
4. По­сле сиг­на­ла тай­ме­ра сде­лать 5-ми­нут­ный пе­ре­рыв — отой­ти от ра­бо­че­го ме­ста, рас­сла­бить­ся, вы­пить воды.
5. По­вто­рить цикл — 25 ми­нут ра­бо­ты и 5 ми­нут от­ды­ха ещё три раза.
6. По окон­ча­нии 4-го «по­ми­до­ра» сде­лать длин­ный пе­ре­рыв 15-30 ми­нут — про­гул­ка, чае­пи­тие, неболь­шая гим­на­сти­ка.

Та­кой под­ход по­мо­га­ет ми­ни­ми­зи­ро­вать от­вле­че­ния, дер­жать вы­со­кий уро­вень кон­цен­тра­ции и из­бе­гать вы­го­ра­ния даже в усло­ви­ях слож­ных и мо­но­тон­ных за­дач.

Мат­ри­ца Эй­зен­хау­э­ра

Мат­ри­ца — уни­вер­саль­ный ин­стру­мент для рас­ста­нов­ки при­о­ри­те­тов. Все за­да­чи де­лят­ся на че­ты­ре ка­те­го­рии:

1. сроч­ные и важ­ные,
2. важ­ные, но не сроч­ные,
3. сроч­ные, но не важ­ные,
4. не сроч­ные и не важ­ные.

Сроч­ные и важ­ные за­да­чи нуж­но немед­лен­но вы­пол­нить. Важ­ные, но не сроч­ные за­да­чи ин­те­гри­ро­вать в дол­го­сроч­ное пла­ни­ро­ва­ние. Сроч­ные, но не важ­ные де­ле­ги­ро­вать, если воз­мож­но. Неваж­ные и несроч­ные за­да­чи ис­клю­чить или ми­ни­ми­зи­ро­вать вре­мя на них. Та­кая схе­ма поз­во­ля­ет мгно­вен­но по­нять, что дей­стви­тель­но тре­бу­ет немед­лен­но­го вни­ма­ния, что мож­но де­ле­ги­ро­вать, а что — во­все убрать из спис­ка.

Ме­тод «Де­лай это зав­тра»

Ав­тор­ский под­ход бри­тан­ца Мар­ка Фо­сте­ра вы­де­ля­ет­ся про­стым прин­ци­пом: всё, что по­яв­ля­ет­ся в ра­бо­чем по­то­ке, пе­ре­но­сит­ся на сле­ду­ю­щий день, а се­го­дняш­ний фо­кус — толь­ко на пред­за­пла­ни­ро­ван­ных за­да­чах. Та­кой под­ход по­мо­га­ет из­бе­жать бес­ко­неч­но­го до­бав­ле­ния но­вых дел и «рас­пу­ха­ния» дня, дает чув­ство ре­аль­но­го кон­тро­ля над вре­ме­нем и учит до­во­дить до кон­ца уже на­ча­тую ра­бо­ту.

Ме­тод эф­фек­ти­вен для тех, кто по­сто­ян­но по­лу­ча­ет но­вые за­да­чи, ра­бо­та­ет в ин­фор­ма­ци­он­ном по­то­ке и быст­ро уста­ет от пе­ре­гру­зок. Стра­те­гия «от­ло­жен­но­го стар­та» сни­жа­ет стресс, дает си­стем­ное ощу­ще­ние успе­ха и поз­во­ля­ет без чув­ства вины сдви­гать ру­тин­ные про­цес­сы. Ме­тод по­дой­дет как для фри­лан­се­ров, так и для офис­ных со­труд­ни­ков, ко­то­рым важ­но со­хра­нять фо­кус на еже­днев­ном ре­зуль­та­те.​

Ав­то­фо­кус

Ав­то­фо­кус — это спис­ко­вый ме­тод, ко­гда все за­да­чи вы­пи­сы­ва­ют­ся на ли­сте или в при­ло­же­нии, по­сле чего по внут­рен­не­му ощу­ще­нию вы­би­ра­ет­ся имен­но та, ко­то­рую хо­чет­ся вы­пол­нить здесь и сей­час. Та­кой прин­цип ми­ни­ми­зи­ру­ет про­кра­сти­на­цию и со­про­тив­ле­ние: поль­зо­ва­тель не да­вит себя жест­ки­ми рам­ка­ми, а вы­би­ра­ет за­да­чу по на­строю, внут­рен­ней мо­ти­ва­ции или удоб­ству.

Под­ход осо­бен­но по­ле­зен для твор­че­ских про­фес­сий, ра­бо­ты без жёст­ких дед­лай­нов, боль­ших про­ек­тов, где мно­го мел­ких ша­гов. Ме­тод поз­во­ля­ет каж­дый день вы­пол­нять имен­но то, что при­но­сит ре­аль­ный ре­зуль­тат, и быст­ро за­кры­вать на­ко­пив­ши­е­ся за­да­чи без стрес­са. Си­сте­ма ав­то­фо­ку­са гиб­ка, не тре­бу­ет слож­ной на­строй­ки и хо­ро­шо со­че­та­ет­ся с элек­трон­ны­ми спис­ка­ми, мо­биль­ны­ми при­ло­же­ни­я­ми и циф­ро­вы­ми пла­ни­ров­щи­ка­ми.​

Ме­тод 90/​​30

Про­дви­ну­тый тайм-спринт для тех, кому при­выч­ный цикл слиш­ком ко­рот­кий. Здесь ра­бо­та стро­ит­ся в бло­ках по 90 ми­нут ак­тив­ной кон­цен­тра­ции, за­тем сле­ду­ет 30 ми­нут пол­но­цен­но­го от­ды­ха: пе­ре­клю­че­ние, про­гул­ка, хоб­би или даже сон. По­вто­рять этот цикл нуж­но столь­ко, сколь­ко поз­во­ля­ет ра­бо­чий день и уро­вень энер­гии.

В ходе экс­пе­ри­мен­тов вы­яс­не­но: мозг спо­со­бен мак­си­маль­но ра­бо­тать имен­но та­кие вре­мен­ные от­рез­ки, со­хра­няя вы­со­кую про­дук­тив­ность и ка­че­ствен­ную об­ра­бот­ку ин­фор­ма­ции. Ме­тод 90/​​30 по­дой­дёт для ана­ли­ти­ков, спе­ци­а­ли­стов кре­а­тив­ных на­прав­ле­ний и всех, кто го­тов те­сти­ро­вать не клас­си­че­ские тех­ни­ки, а сле­до­вать сво­е­му био­рит­му — глав­ное, не за­бы­вать о пол­но­цен­ном пе­ре­ры­ве для вос­ста­нов­ле­ния ре­сур­сов.