5 советов для тех, кто все время тупит в офисе

Мно­гие со­ве­ты по про­дук­тив­но­сти хо­ро­ши для фри­лан­се­ров, бло­ге­ров и вла­дель­цев биз­не­сов. Сло­вом, тех, кто во­лен сам ран­жи­ро­вать свои за­да­чи. А что де­лать тем, кто в офи­се с 9 до 17 и в первую оче­редь дол­жен де­лать то, что ска­за­ли, а не то, что удоб­нее все­го? Со­бра­ли пять со­ве­тов для тех, кто опять за­ту­пил, гля­дя на все свои за­да­чи.

Кому бу­дет по­лез­на эта ста­тья

Всем, кто ра­бо­та­ет в dig­i­tal: ме­не­дже­рам, SMM-щи­кам, жур­на­ли­стам, про­грам­ми­стам и да­лее по спис­ку. В об­щем лю­бо­му, кто ра­бо­та­ет за ком­пью­те­ром в офи­се и на уда­лен­ке. Обыч­но у нас, кре­а­тив­но­го про­ле­та­ри­а­та, нет чет­ко­го кру­га обя­зан­но­стей — се­го­дня вы пи­ши­те пись­ма и за­пол­ня­е­те таб­ли­цы, зав­тра про­дю­сер про­сит вас по­ехать и про­сле­дить за съем­кой. Го­то­вым нуж­но быть ко все­му.

Но даже в та­кой ха­о­тич­ной и непред­ска­зу­е­мой ра­бо­те есть воз­мож­ность для по­ряд­ка и сни­же­ния стрес­са. Все­го-то и нуж­но: дис­ци­пли­на, лич­ные гра­ни­цы и пара удоб­ных при­ло­же­ний.

Со­вет 1. Со­здай­те бэк­лог и струк­ту­ри­руй­те за­да­чи

Бэк­лог (от ан­глий­ско­го сло­ва back­log, ко­то­рое мож­но пе­ре­ве­сти на рус­ский как «зад­няя пол­ка», но точ­но­го пе­ре­во­да нет) — сло­во, ко­то­рое при­шло к нам из IT, и озна­ча­ет что-то вро­де «свал­ки» для всех вхо­дя­щих за­дач. На­чаль­ник ска­зал со­брать са­мые ре­зуль­та­тив­ные про­ек­ты года — за­да­ча от­прав­ля­ет­ся в бэк­лог. Кол­ле­га по­про­си­ла по­мочь с от­че­том — туда же.

Нуж­но это по двум при­чи­нам:

1. Если ис­прав­но за­но­сить все в бэк­лог, вы ни­че­го не за­бу­де­те и сни­зи­те свой уро­вень стрес­са. Боль­ше не нуж­но бу­дет су­до­рож­но вспо­ми­нать, о чем вас там про­си­ли, ко­гда вы вы­хо­ди­ли по­сле обе­да.
2. Вам боль­ше не при­дет­ся «при­ду­мы­вать» себе за­да­чи в пе­ри­о­ды ти­ши­ны (а та­кие бы­ва­ют на всех ра­бо­тах). Вы­дал­ся сво­бод­ный день — зна­чит, мож­но до­стать за­да­чу из бэк­ло­га и на­ко­нец за­нять­ся тем, что дав­но от­кла­ды­ва­ли.

Ко­неч­но, все не так про­сто. К бэк­ло­гу нуж­но под­хо­дить осо­знан­но: про­пи­сы­вать кон­текст за­дач, и луч­ше сра­зу с дед­лай­на­ми и сро­ка­ми. Срав­ни­те, что для вас по­нят­нее: «Со­ста­вить от­чет для Лизы» или «Со­ста­вить от­чет по це­ле­вой ауди­то­рии про­дук­та N для от­де­ла мар­ке­тин­га (Лизы) до 22 фев­ра­ля». Ско­рее все­го, вто­рое.

Еще мож­но про­пи­сать немно­го кон­тек­ста: что кон­крет­но от вас ждут, где взять дан­ные и так да­лее. Все это нуж­но для того, что­бы вы мог­ли сра­зу взять за дело, как толь­ко от­кры­ли за­да­чу.

Со­вет: по­сле того, как в бэк­ло­ге со­бе­рет­ся до­ста­точ­ное ко­ли­че­ство за­дач, их мож­но рас­ки­дать по ка­те­го­ри­ям (за­да­чи с дед­лай­ном се­го­дня, на этой неде­ле, в этом ме­ся­це или по­лу­го­дии). Так бу­дет про­ще оце­нить свой соб­ствен­ную за­гру­жен­ность на длин­ной ди­стан­ции, рас­сор­ти­ро­вав за­да­чи по со­от­вет­ству­ю­щим ко­лон­кам.

При­ло­же­ния, ко­то­рые по­мо­гут ор­га­ни­зо­вать за­да­чи. Для ко­манд­ной ра­бо­ты и об­ще­го пла­ни­ро­ва­ния по­дой­дут Trello, YouGile, WEEK. Для лич­но­го ис­поль­зо­ва­ния мож­но ска­чать Tick­Tick или Todoist. Ну или вос­поль­зо­вать­ся «На­по­ми­на­ни­я­ми» — если у вас iPhone.

Со­вет 2. Не бе­ри­тесь за за­да­чу сра­зу

«Слу­шай, смо­жем быст­ро со­ста­вить свод­ную таб­ли­цу по про­да­жам?», — го­во­рит вам на­чаль­ник и тут же ис­че­за­ет. Что де­лать? Надо же сде­лать быст­ро, зна­чит, при­дет­ся от­ло­жить все дела и ки­нуть­ся на от­чет. Ну ни­че­го, се­го­дня по­си­дим в офи­се по­доль­ше.

Не сто­ит. Вспо­ми­на­ем про свое рас­пи­са­ние, ста­вим но­вое дело с бли­жай­шим дед­лай­ном, а что-ни­будь из за­дач с наи­мень­шим при­о­ри­те­том пе­ре­но­сим уже на зав­тра. Те­перь мож­но спо­кой­но до­де­лать то, над чем вы пря­мо сей­час ра­бо­та­е­те.

Мож­но пой­ти еще даль­ше и, на­при­мер, сра­зу пре­ду­пре­дить ру­ко­во­ди­те­ля: «Слу­шай, мне сна­ча­ла надо за­кон­чить с от­че­том для Лизы. Я смо­гу за­нять­ся этим че­рез пару ча­сов. А пресс-ре­ли­зы сдам то­гда зав­тра». Это, кста­ти, и про об­ще­ние в гра­ни­цах, ведь его суть в том чис­ле в ува­же­нии к со­бе­сед­ни­ку и его вре­ме­ни.

При­ло­же­ния, ко­то­рые по­мо­гут пла­ни­ро­вать. Если в ва­шей ком­па­нии нет еди­но­го про­стран­ства, где все и так ста­вят свои за­да­чи, со­здай­те свою дос­ку в YouGile (или ана­ло­ге) и дай­те на­чаль­ни­ку до­ступ к ней. Так он смо­жет сам оце­нить вашу за­груз­ку и за­ра­нее ре­шить, нуж­но ли во­об­ще под­хо­дить к вам с но­вой за­да­чей.

Со­вет 3. Убе­ри­те мно­го­за­дач­ность

Се­го­дня у вас хо­ро­ший день — вы вы­спа­лись, сде­ла­ли за­ряд­ку и, ка­жет­ся, го­то­вы по­ко­рять мир. От­кры­ва­е­те но­ут­бук и сра­зу же по­гру­жа­е­тесь в ра­бо­ту. На экране несколь­ко окон: в од­ном вы пи­ше­те текст, в дру­гом — де­ла­е­те за­каз на мар­кет­плей­се, па­рал­лель­но ве­де­те бе­се­ды с кол­ле­га­ми в мес­сен­дже­ре и вдо­ве­сок изу­ча­е­те ма­те­ри­ал к пред­сто­я­щей встре­че. Вы в уда­ре пару ча­сов, но уже к обе­ду го­ло­ва на­чи­на­ет бо­леть, на­стро­е­ние пор­тит­ся и к кон­цу дня вы даже в пе­ре­пис­ку всту­пить не в си­лах. Зна­ко­мо?

Вы­пол­няя несколь­ко дел па­рал­лель­но мы яко­бы мак­си­маль­но про­дук­тив­но про­во­дим вре­мя, но это да­ле­ко не так. Ис­сле­до­ва­те­ли из Стэн­фор­да до­ка­за­ли, что наш мозг спо­со­бен пол­но­стью фо­ку­си­ро­вать­ся толь­ко на од­ном деле. Ко­гда мы ду­ма­ем о несколь­ких ве­щах па­рал­лель­но, на­чи­на­ет стра­дать наша па­мять (в дол­го­сроч­ной пер­спек­ти­ве это мо­жет по­вли­ять на ухуд­ше­ние па­мя­ти в це­лом), мы ис­пы­ты­ва­ем стресс и фруст­ра­цию. В кон­це кон­цов это нега­тив­но ска­зы­ва­ет­ся на про­дук­тив­но­сти.

Но как сфо­ку­си­ро­вать­ся, ко­гда каж­дая вещь тре­бу­ет вни­ма­ния? От­клю­чить уве­дом­ле­ния и мес­сен­дже­ры! Даже если вы си­ди­те в офи­се, у вас есть пра­во от­клю­чить мес­сен­джер и по­чту, что­бы за­нять­ся де­ла­ми. Если что-то по­тре­бу­ет­ся сроч­но, кол­ле­ги смо­гут по­дой­ти лич­но.

Кэл Нью­порт, аме­ри­кан­ский пи­са­тель и про­фес­сор ком­пью­тер­ных наук в Джор­джта­ун­ском уни­вер­си­те­те, опи­сы­вал свой ме­тод так: он вы­клю­чал те­ле­фон, от­клю­чал на ком­пью­те­ре ин­тер­нет и ухо­дил в са­мую даль­нюю ком­на­ту офи­са, где ста­вил себе тай­мер на 15 ми­нут и ста­рал­ся увлечь­ся ра­бо­той. Как толь­ко мозг пе­ре­хо­дил в со­сто­я­ние по­то­ка (о ко­то­ром мож­но по­чи­тать здесь), Кэл на­чи­нал ра­бо­тать на пике сво­их воз­мож­но­стей. За­кон­чил дело — пе­ре­клю­чил­ся на сле­ду­ю­щее.

При­ло­же­ния, ко­то­рые по­мо­гут сфо­ку­си­ро­вать­ся. Для те­ле­фо­нов (как iOS, так и An­droid) есть при­ло­же­ние For­est, ко­то­рое по­мо­га­ет не от­вле­кать­ся. На ком­пью­тер мож­но по­ста­вить Self­Con­trol, ко­то­рое за­бло­ки­ру­ет со­ци­аль­ные сети на опре­де­лен­ный срок (от­ме­нить тай­мер не по­лу­чит­ся).

Со­вет 4. Де­лай­те пе­ре­ры­вы

Ино­гда что­бы ре­шить слож­ную за­да­чу, нуж­но про­сто про­гу­лять­ся. Этим поль­зо­ва­лись луч­шие уче­ные и пи­са­те­ли, мо­же­те поль­зо­вать­ся и вы. Имен­но во вре­мя от­ды­ха наш мозг спо­со­бен вы­да­вать са­мые нестан­дарт­ные и ин­те­рес­ные идеи.

Ис­сле­до­ва­тель ко­гни­тив­ных спо­соб­но­стей че­ло­ве­ка в Уни­вер­си­те­те Вир­джи­нии США Зак Ир­винг разо­брал­ся, по­че­му так про­ис­хо­дит, и на­звал это син­дро­мом «Блуж­да­ю­ще­го мыш­ле­ния». Если крат­ко, то ко­гда мы вы­пол­ня­ем нетре­бо­ва­тель­ную, ме­ха­ни­че­скую за­да­чу (вро­де про­гул­ки), у на­ше­го моз­га есть воз­мож­ность от­влечь­ся и пе­ре­ска­ки­вать с мыс­ли на мысль. Это яв­ле­ние на­пря­мую, по мне­нию уче­но­го, свя­за­но с твор­че­ски­ми иде­я­ми и кре­а­тив­но­стью.

Ну и, ко­неч­но, моз­гу тоже нуж­но от­ды­хать. Если вы ра­бо­та­е­те на уда­лен­ке, то мо­же­те про­сто вый­ти из-за ком­пью­те­ра и за­нять­ся го­тов­кой. Офис­ным ра­бот­ни­кам мы со­ве­ту­ем обе­дать вне биз­нес-цен­тров, что­бы было вре­мя на про­гул­ку. Же­ла­тель­но еще и без те­ле­фо­на (зву­чит вы­зы­ва­ю­ще, прав­да?)

При­ло­же­ния, ко­то­рые по­мо­гут от­клю­чить­ся. При­ло­же­ние Flow уме­ет от­ме­рять пе­ри­о­ды ра­бо­ты по прин­ци­пу «По­мо­до­ро». А еще оно на­пом­нит вам, ко­гда мож­но сде­лать пе­ре­рыв.

Со­вет 5. Под­во­ди­те ито­ги дня

Мы сей­час не про днев­ник, хотя он тоже мо­жет быть вам по­ле­зен — по­чи­тай­те наш текст. По­сле ра­бо­че­го дня вы­де­ли­те пять ми­нут и под­ве­ди­те итог: сколь­ко вре­ме­ни вы тра­ти­ли на те или иные дела. Это по­мо­жет вам вы­де­лить ваши силь­ные и сла­бые сто­ро­ны. Вам лег­че пи­сать текст или ра­бо­тать с таб­ли­ца­ми? Ка­кую за­да­чу вы во­об­ще не хо­те­ли де­лать? Ко­гда вам ра­бо­та­ет­ся луч­ше все­го?

До­пу­стим, вы по­ня­ли, что обыч­но про­дук­тив­нее по­сле обе­да — зна­чит, са­мые слож­ные за­да­чи луч­ше ста­вить на это вре­мя, а с утра де­лать что-то бо­лее про­стое. Или, на­при­мер, вам труд­но да­ет­ся на­пи­са­ние тек­стов — то­гда на по­доб­ные за­да­чи нуж­но за­кла­ды­вать боль­ше вре­ме­ни.

Чем луч­ше вы бу­де­те по­ни­мать са­мих себя, тем луч­ше бу­де­те рас­хо­до­вать 8-9 ра­бо­чих ча­сов в день. Из­ба­ви­тесь от пе­ре­ра­бо­ток и оши­бок в пла­ни­ро­ва­нии. А в иде­а­ле пой­ме­те, как все­гда рас­пре­де­лять обя­зан­но­сти так, что­бы из офи­са вы­хо­дить ве­че­ром во­вре­мя и со спо­кой­ной ду­шой.

При­ло­же­ние, ко­то­рые по­мо­гут от­сле­дить про­дук­тив­ность. Toggl Track мо­жет за­ме­рять, сколь­ко чи­сто­го вре­ме­ни вы тра­ти­те на опре­де­лен­ную за­да­чу и со­став­лять тайм­лайн дней.

Ос­нов­ная мысль это­го тек­ста про­ста — даже если вам ста­вит за­да­чи кто-то дру­гой, вы сами мо­же­те ре­шать, как с ними об­ра­щать­ся. В со­вре­мен­ном мире ме­не­дже­ры об­ра­ща­ют все мень­ше вни­ма­ния на то, как имен­но мы ра­бо­та­ем. Глав­ное, что­бы ра­бо­та была вы­пол­не­на во­вре­мя и с нуж­ным ре­зуль­та­том.