Очередной день позади: вы упорно работали, ни на что не отвлекались и даже нормально не пообедали, но знаете, что дел меньше не стало. Если это продолжается уже долго, возможно, дело не в том, сколько у вас работы, а в том, как вы ее организуете. Entrepreneur и Harvard Business Review собрали 13 ловушек, в которые можно попасться, планируя свое время, и рассказали, как их избежать.
Вы отрицаете проблему
К сожалению, в сутках всего 24 часа, и размышления в духе «если бы у меня было побольше времени» на ситуацию никак не повлияют, разве что расстроят. Подобные мысли мешают признать главное — что-то работает не так, и это надо исправить.
Вы пренебрегаете распорядком дня
Не надо расписывать все поминутно, но составить список задач на день и расставить приоритеты будет полезно. Потратьте на планирование немного времени вечером: приготовьте одежду и обед на завтра, пробегитесь по календарю — это поможет вам подготовиться морально и сэкономит время утром.
Вы позволяете срочному занять место важного
Между важным и срочным тяжело выбирать, но с этой ситуацией люди сталкиваются часто. Разобраться в приоритетах поможет матрица Эйзенхауэра: разделите лист бумаги на четыре части и распределите задачи по четырем квадрантам:
- Сделать в первую очередь: все важные задачи, которые необходимо закончить сегодня.
- Внести в график: важные задачи, которые не горят, и могут дождаться своего времени в календаре.
- Делегировать: срочные, но менее важные задачи, которые можно передать кому-нибудь другому.
- Не делать вообще: то, что не срочно и не важно, можно вычеркнуть или занести в список «возможно, однажды, если будет время».
Вы не делегируете
Многие специалисты и предприниматели гордятся тем, что они мастера на все руки, но вмешиваться в проект на каждом этапе нет необходимости. Притормозите свое эго и делегируйте выполнение специфических задач людям, которые за это отвечают. Если у вас свое дело, этот вопрос можно решить с помощью фрилансеров.
Вы рано встаете
Вставать пораньше — один из самых частых советов по тайм-менеджменту от «успешных предпринимателей». С одной стороны, если встать на час раньше обычного, появится шанс нормально позавтракать, позаниматься спортом, почитать или разобрать почту, не отвлекаясь. Это может сработать, но только если вы жаворонок — в противном случае вы встанете разбитым и непродуктивным. Вместо ранних подъемов попробуйте отследить пиковое время своей продуктивности и распределите самые важные дела на эти часы.
Вы пренебрегаете гибкостью
Слишком жесткий график — это проблема: если произойдет что-то непредвиденное и вы отвлечетесь, все сломается. Оставляйте хотя бы час в сутки на незапланированные дела. В обычный день этот час обязательно чем-то заполнится — вы сможете проверить почту или сделать дополнительное дело из списка, а если произойдет что-то срочное, вы сможете заняться этим без ущерба для других дел.
Вы страдаете перфекционизмом
Делать работу как можно лучше — хорошее стремление, но погоня за идеалом может затянуть сроки или заставить вас слишком сильно давить на коллег и подчиненных. Важно соблюдать баланс и придерживаться расписания.
Вы переоцениваете скорость выполнения задач
Люди склонны переоценивать сроки, в которые они или окружающие справятся с делом. Вы закладываете в расписание час, задача занимает почти два — в итоге все срывается, а расписание приходится перекраивать. Чтобы избежать ошибок планирования, попробуйте в течение недели вести дневник, и записывать туда, как и на что вы тратите время — это улучшит ваше представление о собственных возможностях.
Вы убираетесь на столе каждый день
Рабочий беспорядок подстегивает креативность, поэтому не стоит каждый день возвращать свой стол в идеальное состояние — это пустая трата времени. Конечно, речь не идет о грязной посуде и фантиках — это не гигиенично; или о том, чтобы разбрасывать важные документы — так вы рискуете потратить кучу времени в поисках бумаг. Уборка стола по пятницам — отличное завершение рабочей недели.
Вы работаете без перерыва
Говорят, что Илон Маск работает по 80 часов в неделю, но не стоит делать его своим идеалом — это слишком жестоко по отношению к собственным ресурсам. Людям нужна перезарядка, иначе продуктивность начинает падать, и в ударной работе не остается смысла. Постарайтесь делать перерывы — хотя бы десять минут прогулки во время рабочего дня, но в эти десять минут вы должны полностью отключиться от любых дел.
Вы ищете уникальный метод планирования
Все люди разные: то, что подошло одному, может оказаться бесполезным для другого, но не стоит пренебрегать общими методами, если они кажутся вам скучными или заезженными. Если сократить количество мелких решений, которые вы принимаете за день, ваш мозг действительно будет меньше уставать, просто потому что он так работает. Поэтому не спешите списывать некоторые советы в утиль, только потому, что они перестали быть свежими открытиями.
Вы мыслите категориями «все или ничего»
Новые привычки приживаются с трудом, и если вы твердо решили высыпаться, чтобы повысить свою продуктивность, не стоит начинать с отбоя на два часа раньше. Делайте маленькие шаги: приглушайте свет в спальне по вечерам, отводите конец рабочего дня на планирование, чтобы обеспечить себе более мягкий переход от работы к отдыху, отмечайте, когда у вас получается сделать небольшой шаг навстречу цели — так вы скорее добьетесь желаемого.
Вы не автоматизируете регулярные, но редкие задачи
Вы быстро разделываетесь с ежедневными задачами, потому что уже приноровились и выработали механизм работы с ними, но когда речь заходит о делах, которые повторяются регулярно, но редко — замена картриджей в принтере или квартальный отчет, вы начинаете работать медленнее, потому что не помните наиболее эффективный порядок работы. Выход — написать короткую инструкцию, к которой можно вернуться и сэкономить время на попытках заново оптимизировать процесс.