13 главных ошибок тайм-менеджмента, которые не просто увидеть, но легко избежать

Оче­ред­ной день по­за­ди: вы упор­но ра­бо­та­ли, ни на что не от­вле­ка­лись и даже нор­маль­но не по­обе­да­ли, но зна­е­те, что дел мень­ше не ста­ло. Если это про­дол­жа­ет­ся уже дол­го, воз­мож­но, дело не в том, сколь­ко у вас ра­бо­ты, а в том, как вы ее ор­га­ни­зу­е­те. En­tre­pre­neur и Har­vard Busi­ness Re­view со­бра­ли 13 ло­ву­шек, в ко­то­рые мож­но по­пасть­ся, пла­ни­руя свое вре­мя, и рас­ска­за­ли, как их из­бе­жать.

Вы от­ри­ца­е­те про­бле­му

К со­жа­ле­нию, в сут­ках все­го 24 часа, и раз­мыш­ле­ния в духе «если бы у меня было по­боль­ше вре­ме­ни» на си­ту­а­цию ни­как не по­вли­я­ют, раз­ве что рас­стро­ят. По­доб­ные мыс­ли ме­ша­ют при­знать глав­ное — что-то ра­бо­та­ет не так, и это надо ис­пра­вить.

Вы пре­не­бре­га­е­те рас­по­ряд­ком дня

Не надо рас­пи­сы­вать все по­ми­нут­но, но со­ста­вить спи­сок за­дач на день и рас­ста­вить при­о­ри­те­ты бу­дет по­лез­но. По­трать­те на пла­ни­ро­ва­ние немно­го вре­ме­ни ве­че­ром: при­го­товь­те одеж­ду и обед на зав­тра, про­бе­ги­тесь по ка­лен­да­рю — это по­мо­жет вам под­го­то­вить­ся мо­раль­но и сэко­но­мит вре­мя утром.

Вы поз­во­ля­е­те сроч­но­му за­нять ме­сто важ­но­го

Меж­ду важ­ным и сроч­ным тя­же­ло вы­би­рать, но с этой си­ту­а­ци­ей люди стал­ки­ва­ют­ся ча­сто. Разо­брать­ся в при­о­ри­те­тах по­мо­жет мат­ри­ца Эй­зен­хау­э­ра: раз­де­ли­те лист бу­ма­ги на че­ты­ре ча­сти и рас­пре­де­ли­те за­да­чи по че­ты­рем квад­ран­там:

• Сде­лать в первую оче­редь: все важ­ные за­да­чи, ко­то­рые необ­хо­ди­мо за­кон­чить се­го­дня.
• Вне­сти в гра­фик: важ­ные за­да­чи, ко­то­рые не го­рят, и мо­гут до­ждать­ся сво­е­го вре­ме­ни в ка­лен­да­ре.
• Де­ле­ги­ро­вать: сроч­ные, но ме­нее важ­ные за­да­чи, ко­то­рые мож­но пе­ре­дать кому-ни­будь дру­го­му.
• Не де­лать во­об­ще: то, что не сроч­но и не важ­но, мож­но вы­черк­нуть или за­не­сти в спи­сок «воз­мож­но, од­на­жды, если бу­дет вре­мя».

Вы не де­ле­ги­ру­е­те

Мно­гие спе­ци­а­ли­сты и пред­при­ни­ма­те­ли гор­дят­ся тем, что они ма­сте­ра на все руки, но вме­ши­вать­ся в про­ект на каж­дом эта­пе нет необ­хо­ди­мо­сти. При­тор­мо­зи­те свое эго и де­ле­ги­руй­те вы­пол­не­ние спе­ци­фи­че­ских за­дач лю­дям, ко­то­рые за это от­ве­ча­ют. Если у вас свое дело, этот во­прос мож­но ре­шить с по­мо­щью фри­лан­се­ров.

Вы рано вста­е­те

Вста­вать по­рань­ше — один из са­мых ча­стых со­ве­тов по тайм-ме­недж­мен­ту от «успеш­ных пред­при­ни­ма­те­лей». С од­ной сто­ро­ны, если встать на час рань­ше обыч­но­го, по­явит­ся шанс нор­маль­но по­зав­тра­кать, по­за­ни­мать­ся спор­том, по­чи­тать или разо­брать по­чту, не от­вле­ка­ясь. Это мо­жет сра­бо­тать, но толь­ко если вы жа­во­ро­нок — в про­тив­ном слу­чае вы вста­не­те раз­би­тым и непро­дук­тив­ным. Вме­сто ран­них подъ­емов по­про­буй­те от­сле­дить пи­ко­вое вре­мя сво­ей про­дук­тив­но­сти и рас­пре­де­ли­те са­мые важ­ные дела на эти часы.

Вы пре­не­бре­га­е­те гиб­ко­стью

Слиш­ком жест­кий гра­фик — это про­бле­ма: если про­изой­дет что-то непред­ви­ден­ное и вы от­вле­че­тесь, все сло­ма­ет­ся. Остав­ляй­те хотя бы час в сут­ки на неза­пла­ни­ро­ван­ные дела. В обыч­ный день этот час обя­за­тель­но чем-то за­пол­нит­ся — вы смо­же­те про­ве­рить по­чту или сде­лать до­пол­ни­тель­ное дело из спис­ка, а если про­изой­дет что-то сроч­ное, вы смо­же­те за­нять­ся этим без ущер­ба для дру­гих дел.

Вы стра­да­е­те пер­фек­ци­о­низ­мом

Де­лать ра­бо­ту как мож­но луч­ше — хо­ро­шее стрем­ле­ние, но по­го­ня за иде­а­лом мо­жет за­тя­нуть сро­ки или за­ста­вить вас слиш­ком силь­но да­вить на кол­лег и под­чи­нен­ных. Важ­но со­блю­дать ба­ланс и при­дер­жи­вать­ся рас­пи­са­ния.

Вы пе­ре­оце­ни­ва­е­те ско­рость вы­пол­не­ния за­дач

Люди склон­ны пе­ре­оце­ни­вать сро­ки, в ко­то­рые они или окру­жа­ю­щие спра­вят­ся с де­лом. Вы за­кла­ды­ва­е­те в рас­пи­са­ние час, за­да­ча за­ни­ма­ет по­чти два — в ито­ге все сры­ва­ет­ся, а рас­пи­са­ние при­хо­дит­ся пе­ре­кра­и­вать. Что­бы из­бе­жать оши­бок пла­ни­ро­ва­ния, по­про­буй­те в те­че­ние неде­ли ве­сти днев­ник, и за­пи­сы­вать туда, как и на что вы тра­ти­те вре­мя — это улуч­шит ваше пред­став­ле­ние о соб­ствен­ных воз­мож­но­стях.

Вы уби­ра­е­тесь на сто­ле каж­дый день

Ра­бо­чий бес­по­ря­док под­сте­ги­ва­ет кре­а­тив­ность, по­это­му не сто­ит каж­дый день воз­вра­щать свой стол в иде­аль­ное со­сто­я­ние — это пу­стая тра­та вре­ме­ни. Ко­неч­но, речь не идет о гряз­ной по­су­де и фан­ти­ках — это не ги­ги­е­нич­но; или о том, что­бы раз­бра­сы­вать важ­ные до­ку­мен­ты — так вы рис­ку­е­те по­тра­тить кучу вре­ме­ни в по­ис­ках бу­маг. Убор­ка сто­ла по пят­ни­цам — от­лич­ное за­вер­ше­ние ра­бо­чей неде­ли.

Вы ра­бо­та­е­те без пе­ре­ры­ва

Го­во­рят, что Илон Маск ра­бо­та­ет по 80 ча­сов в неде­лю, но не сто­ит де­лать его сво­им иде­а­лом — это слиш­ком же­сто­ко по от­но­ше­нию к соб­ствен­ным ре­сур­сам. Лю­дям нуж­на пе­ре­за­ряд­ка, ина­че про­дук­тив­ность на­чи­на­ет па­дать, и в удар­ной ра­бо­те не оста­ет­ся смыс­ла. По­ста­рай­тесь де­лать пе­ре­ры­вы — хотя бы де­сять ми­нут про­гул­ки во вре­мя ра­бо­че­го дня, но в эти де­сять ми­нут вы долж­ны пол­но­стью от­клю­чить­ся от лю­бых дел.

Вы ище­те уни­каль­ный ме­тод пла­ни­ро­ва­ния

Все люди раз­ные: то, что по­до­шло од­но­му, мо­жет ока­зать­ся бес­по­лез­ным для дру­го­го, но не сто­ит пре­не­бре­гать об­щи­ми ме­то­да­ми, если они ка­жут­ся вам скуч­ны­ми или за­ез­жен­ны­ми. Если со­кра­тить ко­ли­че­ство мел­ких ре­ше­ний, ко­то­рые вы при­ни­ма­е­те за день, ваш мозг дей­стви­тель­но бу­дет мень­ше уста­вать, про­сто по­то­му что он так ра­бо­та­ет. По­это­му не спе­ши­те спи­сы­вать неко­то­рые со­ве­ты в утиль, толь­ко по­то­му, что они пе­ре­ста­ли быть све­жи­ми от­кры­ти­я­ми.

Вы мыс­ли­те ка­те­го­ри­я­ми «все или ни­че­го»

Но­вые при­выч­ки при­жи­ва­ют­ся с тру­дом, и если вы твер­до ре­ши­ли вы­сы­пать­ся, что­бы по­вы­сить свою про­дук­тив­ность, не сто­ит на­чи­нать с от­боя на два часа рань­ше. Де­лай­те ма­лень­кие шаги: при­глу­шай­те свет в спальне по ве­че­рам, от­во­ди­те ко­нец ра­бо­че­го дня на пла­ни­ро­ва­ние, что­бы обес­пе­чить себе бо­лее мяг­кий пе­ре­ход от ра­бо­ты к от­ды­ху, от­ме­чай­те, ко­гда у вас по­лу­ча­ет­ся сде­лать неболь­шой шаг на­встре­чу цели — так вы ско­рее до­бье­тесь же­ла­е­мо­го.

Вы не ав­то­ма­ти­зи­ру­е­те ре­гу­ляр­ные, но ред­кие за­да­чи

Вы быст­ро раз­де­лы­ва­е­тесь с еже­днев­ны­ми за­да­ча­ми, по­то­му что уже при­но­ро­ви­лись и вы­ра­бо­та­ли ме­ха­низм ра­бо­ты с ними, но ко­гда речь за­хо­дит о де­лах, ко­то­рые по­вто­ря­ют­ся ре­гу­ляр­но, но ред­ко — за­ме­на кар­три­джей в прин­те­ре или квар­таль­ный от­чет, вы на­чи­на­е­те ра­бо­тать мед­лен­нее, по­то­му что не помни­те наи­бо­лее эф­фек­тив­ный по­ря­док ра­бо­ты. Вы­ход — на­пи­сать ко­рот­кую ин­струк­цию, к ко­то­рой мож­но вер­нуть­ся и сэко­но­мить вре­мя на по­пыт­ках за­но­во оп­ти­ми­зи­ро­вать про­цесс.