Как выбрать действительно удобный опенспейс: 6 правил для успешного переезда в новый офис

Мы уже пи­са­ли, что ар­хи­тек­ту­ра офи­са вли­я­ет на про­дук­тив­ность, са­мо­чув­ствие и на­стро­е­ние со­труд­ни­ков, а зна­чит, и на успех всей ком­па­нии. Даже немно­го из­ме­нив ра­бо­чее про­стран­ство, вы смо­же­те улуч­шить ра­бо­чие про­цес­сы. Если ваша ко­ман­да сей­час ищет офис или уже пе­ре­еха­ла в но­вое по­ме­ще­ние, ре­ко­мен­да­ции Цен­тра пер­спек­тив­ных управ­лен­че­ских ре­ше­ний по­мо­гут сде­лать его функ­ци­о­наль­ным и ком­форт­ным для ра­бо­ты неза­ви­си­мо от сфе­ры и ко­ли­че­ства со­труд­ни­ков.

Офис­ное про­стран­ство долж­но под­дер­жи­вать ра­бо­чий про­цесс. Лю­бые ба­рье­ры мож­но сгла­дить с по­мо­щью вдум­чи­вых ди­зай­нер­ских и ар­хи­тек­тур­ных ре­ше­ний. На­при­мер, в ра­бо­те обя­за­тель­но до­ку­мен­ти­ро­вать все про­цес­сы? Зна­чит, ну­жен боль­шой пись­мен­ный стол. Для ре­ше­ния за­да­чи при­вле­ка­ют кол­лег из раз­ных де­пар­та­мен­тов? Вы­де­ля­ем от­дель­ное про­стран­ство для об­суж­де­ний, что­бы не ме­шать дру­гим. Ру­ко­вод­ство хо­чет, что­бы ра­бо­та шла быст­рее? Сде­лай­те так, что­бы со­труд­ни­ки успе­ва­ли по­го­во­рить друг с дру­гом быст­рее, чем на­пи­сать имейл. С по­мо­щью про­стран­ства мож­но управ­лять по­ве­де­ни­ем лю­дей и де­лать их ра­бо­ту бо­лее эф­фек­тив­ной. Если же ва­шей ком­па­нии нуж­на транс­фор­ма­ция, воз­мож­но, пора пе­ре­ехать в но­вое по­ме­ще­ние.

Как по­стро­ить гиб­кое про­стран­ство

Ор­га­ни­зо­вать ра­бо­чее про­стран­ство, ко­то­рое удо­вле­тво­ря­ет всем по­треб­но­стям со­труд­ни­ков, мож­но, сле­дуя кон­цеп­ции ABW (Ac­tiv­ity based work­space — под­ход к ор­га­ни­за­ции офи­са, в ос­но­ве ко­то­ро­го ле­жит гиб­кая сре­да; со­труд­ни­кам дают сво­бо­ду в вы­бо­ре, ко­гда, где и как они бу­дут ра­бо­тать — Прим. «Цеха») ABW-офи­сы зо­ни­ру­ют, от­тал­ки­ва­ясь от того, чем люди за­ни­ма­ют­ся в те­че­ние дня. Со­труд­ни­ки мо­гут пе­ре­ме­щать­ся внут­ри офи­са, если им нуж­но по­ра­бо­тать в ти­шине, от­дох­нуть, или, на­обо­рот, ор­га­ни­зо­вать шум­ное об­суж­де­ние.

Если раз­ме­ры про­стран­ства не поз­во­ля­ют вы­де­лить раз­ные по­ме­ще­ния — ABW пред­ла­га­ет ис­поль­зо­вать гиб­кие эле­мен­ты, ко­то­рые мож­но до­бав­лять или ис­клю­чать их про­стран­ства — лег­кие пуфы, сто­лы на ко­лё­си­ках, флип­чар­ты, а так­же зву­ко- и све­то­по­гло­ща­ю­щие што­ры.

Офи­сы, со­здан­ные по прин­ци­пу ABW, пред­по­ла­га­ют изу­че­ние ра­бо­чих прак­тик, свой­ствен­ных его поль­зо­ва­те­лям — они поз­во­ля­ют из­бе­жать оши­бок в про­ек­ти­ро­ва­нии. Од­на­ко в рос­сий­ских ре­а­ли­ях та­кие ис­сле­до­ва­ния про­во­дят­ся крайне ред­ко, по­это­му даже но­вые по­ме­ще­ния мо­гут быть крайне нефунк­ци­о­наль­ны. При­мер та­кой ошиб­ки в те­че­ние года изу­ча­ли со­цио­ло­ги Цен­тра пер­спек­тив­ных управ­лен­че­ских ре­ше­ний.

По­че­му ра­бо­тать в офи­се ста­но­вит­ся неудоб­но

В про­шлом году пять ты­сяч чи­нов­ни­ков из трех раз­ных ми­ни­стерств пе­ре­еха­ли в но­вый мод­ный опен­спейс в «Москва-Сити». Ка­за­лось, что все про­ду­ма­но: в офи­се были пе­ре­го­вор­ки, ком­на­ты для уеди­нен­ной ра­бо­ты, кух­ни и несколь­ко зон для от­ды­ха. Но несмот­ря на раз­но­об­ра­зие, про­стран­ство не было удоб­ным.

Ис­сле­до­ва­ние по­ка­за­ло: осо­бен­но­сти ра­бо­чих от­но­ше­ний в ве­дом­ствах не были до кон­ца изу­че­ны, по­это­му про­стран­ство ис­поль­зо­ва­ли невер­но.

Опен­спейс, на­обо­рот, стал ме­стом шум­ных об­суж­де­ний, ко­то­рые ме­ша­ли кол­ле­гам, а зона от­ды­ха во­об­ще не была до­ступ­на боль­шин­ству со­труд­ни­ков. Та­кое рас­хож­де­ние ожи­да­ний и ре­аль­но­сти не про­сто сло­ма­ло ло­ги­ку офи­са, но и со­зда­ло пре­пят­ствия для ра­бо­ты.

6 пра­вил для успеш­но­го пе­ре­ез­да в опен­спейс

Центр пер­спек­тив­ных управ­лен­че­ских ре­ше­ний про­ана­ли­зи­ро­вал ми­ро­вой опыт по со­зда­нию эф­фек­тив­ных про­странств, изу­чил мно­же­ство ис­сле­до­ва­ний о вли­я­нии по­ме­ще­ния на его поль­зо­ва­те­лей и сфор­му­ли­ро­вал глав­ные пра­ви­ла для удоб­но­го раз­ме­ще­ния ра­бо­че­го кол­лек­ти­ва:

• Во­вле­кай­те со­труд­ни­ков в раз­ра­бот­ку про­стран­ства

Обыч­но при пе­ре­ез­де все хо­тят сэко­но­мить. Но на чем имен­но, за­ча­стую при­ду­мы­ва­ют парт­не­ры-под­ряд­чи­ки. В та­ком под­хо­де кро­ет­ся опас­ность: если не об­ра­щать вни­ма­ние на нуж­ды ор­га­ни­за­ции и со­труд­ни­ков, при­дет­ся пе­ре­де­лы­вать уже го­то­вое про­стран­ство. Под­ход, при ко­то­ром поль­зо­ва­те­ли — пол­но­цен­ные аген­ты, то есть при­ни­ма­ют уча­стие в его фор­ми­ро­ва­нии, по­вы­ша­ет об­щую ло­яль­ность, даже если по неко­то­рым па­ра­мет­рам но­вый офис хуже, чем преды­ду­щий. Кро­ме того, та­кой под­ход сни­жа­ет стресс от пе­ре­ез­да, а кол­лек­тив быст­рее адап­ти­ру­ет­ся к но­вым усло­ви­ям. Во­пло­тить эту идею мож­но с по­мо­щью ко­ман­ды неза­ви­си­мых на­став­ни­ков, ко­то­рые об­су­дят с со­труд­ни­ка­ми цели пе­ре­ез­да, но­вую кон­цеп­цию и их по­треб­но­сти. Если же та­кой воз­мож­но­сти нет, мож­но ор­га­ни­зо­вать ко­манд­ные ме­ро­при­я­тия, а так­же ис­поль­зо­вать он­лайн-опро­сы и рас­сыл­ки.

• Осве­щай­те со­бы­тие в со­ци­аль­ных се­тях

Эта­пы пе­ре­ез­да и то, как со­труд­ни­ки вклю­че­ны в его раз­ра­бот­ку, сле­ду­ет под­креп­лять ме­дий­ны­ми ин­стру­мен­та­ми. Сме­на кон­цеп­ции офис­но­го про­стран­ства мо­жет по­ло­жи­тель­но по­вли­ять на имидж ком­па­нии и при­влечь но­вых со­труд­ни­ков. Мож­но ис­поль­зо­вать кор­по­ра­тив­ные стра­ни­цы, а мож­но раз­вер­нуть кам­па­нию в соц­се­тях. Так, на­при­мер, сде­ла­ли гос­слу­жа­щие в Ка­на­де: они за­пу­сти­ли хе­ш­тег, по ко­то­ро­му фик­си­ро­ва­ли все эта­пы сво­е­го пе­ре­ез­да.

Счи­та­ет­ся, что в опен­спей­сах труд­но ра­бо­тать: что­бы сде­лать офис ком­форт­ным, его со­зда­те­лям сто­ит об­ра­тить вни­ма­ние на тем­пе­ра­тур­ный ре­жим, вен­ти­ля­цию, тип осве­ще­ния и — что осо­бен­но важ­но — на уро­вень шума. Не лиш­ним бу­дет до­ба­вить увлаж­ни­те­ли воз­ду­ха и вен­ти­ля­то­ры. Кро­ме это­го, нуж­но от­да­лить друг от дру­га зоны с раз­ным уров­нем шума: чаще все­го это про­стран­ства для ко­манд­ных об­суж­де­ний и ме­ста для со­сре­до­то­чен­ной ра­бо­ты.

• Не пре­не­бре­гай­те си­сте­мой на­ви­га­ции

Даже если вы учли все за­про­сы со­труд­ни­ков и раз­ра­бо­та­ли класс­ное про­стран­ство, это ни­че­го не даст, если люди не бу­дут знать, где что на­хо­дит­ся. Си­сте­ма на­ви­га­ции долж­на быть до­ступ­ной и по­нят­ной: мож­но раз­ме­стить схе­му рас­по­ло­же­ния от­де­лов при вхо­де на этаж, а с по­мо­щью раз­ных мар­ке­ров вы­де­лить от­де­лы, кух­ню и зоны от­ды­ха. В боль­ших офи­сах мож­но ис­поль­зо­вать при­ло­же­ние, ко­то­рое бу­дет на­прав­лять со­труд­ни­ков в офис­ном про­стран­стве.

• Рас­по­ла­гай­те об­щие про­стран­ства в цен­тре офи­са

Еще одна про­бле­ма эф­фек­тив­но­сти про­стран­ства свя­за­на с тем, что ре­сурс­ные зоны вро­де кух­ни или прин­тер­ной ком­на­ты ча­сто пря­чут в са­мую глубь офи­са. С од­ной сто­ро­ны, не так шум­но, ко­гда ки­пит чай­ник и ра­бо­та­ет прин­тер, но с дру­гой — марш­ру­ты и рас­пре­де­ле­ние ра­бо­че­го вре­ме­ни со­труд­ни­ков ста­но­вят­ся нерав­но­мер­ны­ми. Так­же это мо­жет со­про­вож­дать­ся сти­хий­ным пе­ре­обо­ру­до­ва­ни­ем сво­е­го ра­бо­че­го ме­ста под мини-кух­ню или прин­тер-зону. По­доб­ные си­ту­а­ции мож­но ре­шить, раз­ме­стив все, что нуж­но, в цен­тре по­ме­ще­ния — про­бле­ма с нерав­ным до­сту­пом ре­шит­ся, а по­все­днев­ные марш­ру­ты кол­лег бу­дут быст­рее и про­ще.

• Про­яви­те за­бо­ту о без­опас­но­сти для здо­ро­вья

По­сле COVID-19 страх за­ра­зить­ся, на­хо­дясь в об­щем про­стран­стве, стал очень вы­со­ким. Но что де­лать, если не все мо­гут ра­бо­тать из дома эф­фек­тив­но? Офи­сы нель­зя от­ме­нить, но их важ­но под­го­то­вить к но­вым усло­ви­ям. Опре­де­ли­те ме­ста, в ко­то­рых мо­гут про­изой­ти за­ра­же­ния, из­ме­ни­те рас­ста­нов­ку ме­бе­ли и сде­лай­те так, что­бы кон­так­ты со­труд­ни­ков были огра­ни­че­ны. За­тем рас­ска­жи­те со­труд­ни­кам о по­вы­шен­ных ме­рах предо­сто­рож­но­сти. В иде­а­ле две­ри и мыло в туа­ле­те сто­ит сде­лать бес­кон­такт­ны­ми, а так­же пе­ре­обо­ру­до­вать объ­ек­ты в ре­жим blue­tooth-управ­ле­ния. Но если это невоз­мож­но, предо­ставь­те по­силь­ные меры за­щи­ты — мас­ки, пер­чат­ки и дез­ин­фек­тор.

• Рас­ска­жи­те об из­ме­не­ни­ях и раз­ре­ши­те чест­ную об­рат­ную связь

По ходу об­жи­ва­ния но­во­го про­стран­ства с ним, так или ина­че, бу­дут про­ис­хо­дить из­ме­не­ния. Раз­ре­ши­те со­труд­ни­кам не толь­ко об­суж­дать это меж­ду со­бой, но и да­вать об­рат­ную связь ру­ко­вод­ству. Это по­мо­жет усо­вер­шен­ство­вать ра­бо­чее про­стран­ство, по­вы­сить ло­яль­ность со­труд­ни­ков и управ­лять тем, как они вза­и­мо­дей­ству­ют с офис­ной сре­дой.

Центр пер­спек­тив­ных управ­лен­че­ских ре­ше­ний за­ни­ма­ет­ся изу­че­ни­ем го­су­дар­ствен­ной служ­бы с со­цио­ло­ги­че­ской точ­ки зре­ния. За­да­ча ЦПУР — най­ти от­вет на во­прос: как в име­ю­щих­ся ин­сти­ту­ци­о­наль­ных усло­ви­ях по­вы­сить ка­че­ство го­су­дар­ствен­но­го управ­ле­ния. ЦПУР так­же вы­сту­па­ет ко­ор­ди­на­то­ром и мо­де­ра­то­ром в ре­ше­нии об­щих за­дач го­су­дар­ствен­но­го и ком­мер­че­ско­го сек­то­ра и по­мо­га­ет най­ти вза­и­мо­вы­год­ные ре­ше­ния для го­су­дар­ства и биз­не­са.