Мы уже писали, что архитектура офиса влияет на продуктивность, самочувствие и настроение сотрудников, а значит, и на успех всей компании. Даже немного изменив рабочее пространство, вы сможете улучшить рабочие процессы. Если ваша команда сейчас ищет офис или уже переехала в новое помещение, рекомендации Центра перспективных управленческих решений помогут сделать его функциональным и комфортным для работы независимо от сферы и количества сотрудников.
Офисное пространство должно поддерживать рабочий процесс. Любые барьеры можно сгладить с помощью вдумчивых дизайнерских и архитектурных решений. Например, в работе обязательно документировать все процессы? Значит, нужен большой письменный стол. Для решения задачи привлекают коллег из разных департаментов? Выделяем отдельное пространство для обсуждений, чтобы не мешать другим. Руководство хочет, чтобы работа шла быстрее? Сделайте так, чтобы сотрудники успевали поговорить друг с другом быстрее, чем написать имейл. С помощью пространства можно управлять поведением людей и делать их работу более эффективной. Если же вашей компании нужна трансформация, возможно, пора переехать в новое помещение.
Как построить гибкое пространство
Организовать рабочее пространство, которое удовлетворяет всем потребностям сотрудников, можно, следуя концепции ABW (Activity based workspace — подход к организации офиса, в основе которого лежит гибкая среда; сотрудникам дают свободу в выборе, когда, где и как они будут работать — Прим. «Цеха») ABW-офисы зонируют, отталкиваясь от того, чем люди занимаются в течение дня. Сотрудники могут перемещаться внутри офиса, если им нужно поработать в тишине, отдохнуть, или, наоборот, организовать шумное обсуждение.
Если размеры пространства не позволяют выделить разные помещения — ABW предлагает использовать гибкие элементы, которые можно добавлять или исключать их пространства — легкие пуфы, столы на колёсиках, флипчарты, а также звуко- и светопоглощающие шторы.
Офисы, созданные по принципу ABW, предполагают изучение рабочих практик, свойственных его пользователям — они позволяют избежать ошибок в проектировании. Однако в российских реалиях такие исследования проводятся крайне редко, поэтому даже новые помещения могут быть крайне нефункциональны. Пример такой ошибки в течение года изучали социологи Центра перспективных управленческих решений.
Почему работать в офисе становится неудобно
В прошлом году пять тысяч чиновников из трех разных министерств переехали в новый модный опенспейс в «Москва-Сити». Казалось, что все продумано: в офисе были переговорки, комнаты для уединенной работы, кухни и несколько зон для отдыха. Но несмотря на разнообразие, пространство не было удобным.
Исследование показало: особенности рабочих отношений в ведомствах не были до конца изучены, поэтому пространство использовали неверно.
Опенспейс, наоборот, стал местом шумных обсуждений, которые мешали коллегам, а зона отдыха вообще не была доступна большинству сотрудников. Такое расхождение ожиданий и реальности не просто сломало логику офиса, но и создало препятствия для работы.
6 правил для успешного переезда в опенспейс
Центр перспективных управленческих решений проанализировал мировой опыт по созданию эффективных пространств, изучил множество исследований о влиянии помещения на его пользователей и сформулировал главные правила для удобного размещения рабочего коллектива:
- Вовлекайте сотрудников в разработку пространства
Обычно при переезде все хотят сэкономить. Но на чем именно, зачастую придумывают партнеры-подрядчики. В таком подходе кроется опасность: если не обращать внимание на нужды организации и сотрудников, придется переделывать уже готовое пространство. Подход, при котором пользователи — полноценные агенты, то есть принимают участие в его формировании, повышает общую лояльность, даже если по некоторым параметрам новый офис хуже, чем предыдущий. Кроме того, такой подход снижает стресс от переезда, а коллектив быстрее адаптируется к новым условиям. Воплотить эту идею можно с помощью команды независимых наставников, которые обсудят с сотрудниками цели переезда, новую концепцию и их потребности. Если же такой возможности нет, можно организовать командные мероприятия, а также использовать онлайн-опросы и рассылки.
- Освещайте событие в социальных сетях
Этапы переезда и то, как сотрудники включены в его разработку, следует подкреплять медийными инструментами. Смена концепции офисного пространства может положительно повлиять на имидж компании и привлечь новых сотрудников. Можно использовать корпоративные страницы, а можно развернуть кампанию в соцсетях. Так, например, сделали госслужащие в Канаде: они запустили хештег, по которому фиксировали все этапы своего переезда.
Считается, что в опенспейсах трудно работать: чтобы сделать офис комфортным, его создателям стоит обратить внимание на температурный режим, вентиляцию, тип освещения и — что особенно важно — на уровень шума. Не лишним будет добавить увлажнители воздуха и вентиляторы. Кроме этого, нужно отдалить друг от друга зоны с разным уровнем шума: чаще всего это пространства для командных обсуждений и места для сосредоточенной работы.
- Не пренебрегайте системой навигации
Даже если вы учли все запросы сотрудников и разработали классное пространство, это ничего не даст, если люди не будут знать, где что находится. Система навигации должна быть доступной и понятной: можно разместить схему расположения отделов при входе на этаж, а с помощью разных маркеров выделить отделы, кухню и зоны отдыха. В больших офисах можно использовать приложение, которое будет направлять сотрудников в офисном пространстве.
- Располагайте общие пространства в центре офиса
Еще одна проблема эффективности пространства связана с тем, что ресурсные зоны вроде кухни или принтерной комнаты часто прячут в самую глубь офиса. С одной стороны, не так шумно, когда кипит чайник и работает принтер, но с другой — маршруты и распределение рабочего времени сотрудников становятся неравномерными. Также это может сопровождаться стихийным переоборудованием своего рабочего места под мини-кухню или принтер-зону. Подобные ситуации можно решить, разместив все, что нужно, в центре помещения — проблема с неравным доступом решится, а повседневные маршруты коллег будут быстрее и проще.
- Проявите заботу о безопасности для здоровья
После COVID-19 страх заразиться, находясь в общем пространстве, стал очень высоким. Но что делать, если не все могут работать из дома эффективно? Офисы нельзя отменить, но их важно подготовить к новым условиям. Определите места, в которых могут произойти заражения, измените расстановку мебели и сделайте так, чтобы контакты сотрудников были ограничены. Затем расскажите сотрудникам о повышенных мерах предосторожности. В идеале двери и мыло в туалете стоит сделать бесконтактными, а также переоборудовать объекты в режим bluetooth-управления. Но если это невозможно, предоставьте посильные меры защиты — маски, перчатки и дезинфектор.
- Расскажите об изменениях и разрешите честную обратную связь
По ходу обживания нового пространства с ним, так или иначе, будут происходить изменения. Разрешите сотрудникам не только обсуждать это между собой, но и давать обратную связь руководству. Это поможет усовершенствовать рабочее пространство, повысить лояльность сотрудников и управлять тем, как они взаимодействуют с офисной средой.
Центр перспективных управленческих решений занимается изучением государственной службы с социологической точки зрения. Задача ЦПУР — найти ответ на вопрос: как в имеющихся институциональных условиях повысить качество государственного управления. ЦПУР также выступает координатором и модератором в решении общих задач государственного и коммерческого сектора и помогает найти взаимовыгодные решения для государства и бизнеса.