Мы все знаем, что делать, когда работа идет. А вот как организовать часы, когда хочется просто закрыть глаза и лежать — непонятно. Публикуем отрывок из книги Лоры Мэй Мартин «Аптайм: Оптимальный способ управления временем и энергией», которая вышла в издательстве «Альпин Паблишер».
Составьте график продуктивности
Вот один из первых вопросов, который я задаю руководителям при заполнении анкеты для участия в коуч-сессиях:
— Если бы завтра у вас был целый день, свободный от встреч и других заранее запланированных мероприятий, и куча дел, с которыми нужно справиться, как бы вы распределили свое время?
Этот вопрос может стать хорошей отправной точкой для того, чтобы определить, когда вы наиболее продуктивны. Одни предпочитают проснуться в 9:00 или позже, не спеша разобрать электронную почту или ознакомиться с новостями, погулять, пообедать — и с головой погрузиться в работу до 19:00–20:00, а то и до полуночи. Другим нравится нырять в работу в 5:00, заниматься спортом около полудня, делать перерыв с 14:00 до 16:00, а потом до вечера разбирать электронную почту, когда уже нет сил ни на что другое. Заведите небольшой блокнот и пару недель отмечайте в нем время и условия, в которых вы чувствуете себя по-настоящему продуктивно. Вот мои модели продуктивности, когда я чувствую себя в потоке:
- Утром и в середине дня с 8:00 до 13:00.
- Когда в комнате больше никого нет.
- В течение двух часов после чашки кофе.
- Когда слушаю инструментальную музыку (обычно саундтреки к фильмам).
- После плотного (но не слишком) обеда.
- Когда работаю на ноутбуке, а не с двумя мониторами, которые провоцируют на многозадачность.
- Наблюдайте за тем, когда вы чувствуете себя лучше (и хуже) всего, и фиксируйте свои ощущения в течение нескольких недель, обращая внимание на закономерности, чтобы больше узнать об особенностях личного энергетического потока.
Найдите свои «часы силы»
Определив свои модели продуктивности, вы сможете как можно чаще создавать себе идеальные условия. Так вы найдете «часы силы» — так я называю два-три часа в день, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивно. Продуктивность можно понимать по-разному, поэтому мы будем определять «часы силы» как время сосредоточенной и стратегически важной работы. В идеале это период, когда вы работаете над индивидуальными задачами, связанными с тремя главными приоритетами. Считайте, что «часы силы» — это время, когда ваши энергетические баллы должны расходоваться наилучшим образом, потому что вы максимально «в ресурсе». Не стоит транжирить это время на не требующие усилий совещания, ведь именно в эти часы вы способны добиться лучших личных результатов. Для меня это период с 9:00 до 11:00.
Разумеется, ваши «часы силы» могут пересечься с другими обязательными задачами, которые нельзя перенести, — например, если вам нужно встретиться с руководителем или отвезти ребенка в школу. Это нормально, но попробуйте хотя бы частично использовать это время по назначению. Выделяя на важные для себя занятия хотя бы один «час силы» от одного до трех раз в неделю, вы почувствуете, что гораздо лучше справляетесь со своей работой и списком дел.
Вышеупомянутый руководитель стал выделять два утра в неделю только для интенсивной работы. Все встречи с коллегами с Восточного побережья он старался пере нести на остальные три дня. По его словам, это повысило его общую еженедельную продуктивность почти на 30%. Теперь у него появилось два огромных интервала времени в период максимальной продуктивности. Он перестал просиживать на работе в неэффективные для себя часы. Многие клиенты рассказывали мне, что одно только это привело к значительному повышению их общей продуктивности. Найти свои «часы силы», а затем перестроить график так, чтобы посвятить их трем главным приоритетам, — небольшое изменение, которое может иметь огромный эффект. Я работала с руководителем, которая каждый день делала перерыв на обед в полдень. Выяснив, что на это время приходятся ее «часы силы», она стала обедать позже. Интервал с 12:00 до 13:00 стал одним из самых продуктивных периодов ее дня — а ведь раньше она тратила его на обед!
Чем заняться в «ленивые часы»?
У «часов силы» есть антипод — один-два часа с самым низким уровнем энергии. Я называю их «ленивыми часами» — не потому, что они приходятся на нерабочее время, а потому, что в этот период у вас мало энергии. Если вы жаворонок, то, скорее всего, это вторая половина дня. Если вы сова, вряд ли стоит пытаться работать над своим ежедневным списком дел в 8:00. Чем же заняться в эти часы? Они отлично подходят для других дел — встреч за чашкой кофе, отправки отчетов о расходах и других писем, не требующих больших усилий и времени.
Звучит противоречиво, но когда у нас меньше энергии, мы больше склонны к творчеству. Когда концентрация снижается, мозг немного «плывет» и в голове возникает множество идей. Согласно исследованиям Марейке Вит, доцента психологии в колледже Альбион, мы более креативны во второй половине дня или в другое время, когда немного устали, чувствуем себя неважно и не можем сосредоточиться. Это также отличное время для прогулок, которые естественным образом позволяют отвлечься.
Важно помнить, что, поскольку наш хронотип заложен природой, всегда нужно проверять, работают ли ваши модели и верны ли предположения о том, в какое время вам лучше всего выполнять определенные задачи. Начиная писать эту книгу, я думала, что буду эффективнее работать в «часы силы», и каждый день пыталась так и делать. Прошло несколько недель, и я обнаружила, что часы, когда я полна сил, лучше подходят для набросков, правок и размышлений о книге. Вопреки моим ожиданиям, творческое время писательского потока приходилось на часы с низким уровнем энергии. В итоге я полностью изменила свое рабочее расписание.
Поток
Если вы знаете свои «часы силы» и «ленивые часы», то можете контролировать ситуацию и выделять на каждое из своих дел самое удачное для него время. Так получится добиваться более высоких результатов — потому что у вас всегда будет достаточно энергии для выполнения задачи. Спросите себя, когда у вас есть настроение для этого дела? Тогда его и планируйте! Подсказка: если вы садитесь за стол с мыслью: «О НЕ-Е-ЕТ!» — скорее всего, сейчас не лучшее время. Разрешите себе не делать то, на что у вас нет настроения (с хорошей воронкой списков вы можете себе это позволить, поскольку опережаете сроки). Спросите себя: выполняя эту задачу сейчас, я буду грести против течения или плыть по течению? Если чувствуете, что вас несет течение и вы легко справляетесь с поставленной задачей, тогда сейчас для нее самое подходящее время. Так вы осознаете, что можете использовать время, когда у вас низкий уровень энергии, для подходящих для этого дел, в то же время извлекая максимальную пользу из наиболее эффективных отрезков времени.
Не упускайте моменты, когда вы «в настроении» что-то делать. Если вы выделили два часа на некую работу, после назначили себе перерыв, но все еще чувствуете энергию и мотивацию — не останавливайтесь! Я, например, в четверг обычно отдыхаю от тренировок, потому что к этому дню уже чувствую себя уставшей. Однако иногда я просыпаюсь утром в четверг, чувствуя бодрость и энергию, — и тогда занимаюсь спортом, даже если изначально не планировала! Очень важно учитывать свою обычную продуктивность и поток энергии, но здесь и сейчас вы имеете право переспросить себя, что хотите или не хотите делать в этот момент.
Итак, вы уже научились распознавать и определять свои приоритеты, а также формулировать задачи, необходимые для их реализации. Освоили науку говорить «нет» и, не теряя дружелюбия, беречь драгоценное время. Поняли, как важно составлять списки, чтобы отслеживать свой рабочий процесс. Научились определять, в какие часы дня вам лучше всего планировать различные виды деятельности. Но как объединить все эти ценные знания в эффективный календарь? Это проще, чем кажется.
Практика повышения продуктивности
- В течение двух недель держите на рабочем столе блокнот. Каждый раз, когда чувствуете себя в потоке, записывайте, какие условия вам нужны для этого состояния. Выделяйте закономерности.
- Определите, какие два-три часа в день вы наиболее способны к сосредоточенной работе. Как можно чаще посвящайте их выполнению задач, связанных со своими главными приоритетами.
- Используйте «ленивые часы» для совещаний, мозговых штурмов, встреч, чтения профессиональной литературы или выполнения рутинных административных задач.
