Обмануть время: метод, который поможет вам все успеть

«Опять ни­че­го не успе­ваю» — со­сто­я­ние, по­нят­ное, ка­жет­ся, лю­бо­му че­ло­ве­ку, вы­шед­ше­му из дет­са­дов­ско­го воз­рас­та. Ре­аль­но ли с этим что-то сде­лать? Ну, по­про­бо­вать точ­но мож­но. На­при­мер, управ­лять сво­им вре­ме­нем мож­но, раз­де­лив дни на бло­ки — те, кто ис­поль­зу­ет этот ме­тод, от­ме­ча­ют, что ста­но­вят­ся про­дук­тив­нее и пе­ре­ста­ют му­чать­ся веч­ным чув­ством вины.

За­чем рас­став­лять вре­мя по бло­кам

Со­глас­но ис­сле­до­ва­нию сай­та «Ра­бо­та.ру» за 2023 год, каж­дый пя­тый рос­си­я­нин ра­бо­та­ет на вы­ход­ных. При­чин, по ко­то­рым это мо­жет про­ис­хо­дить, несколь­ко. Пер­вая и са­мая важ­ная из них — это сме­ши­ва­ние ра­бо­чих и лич­ных дел. В ан­глий­ском уже даже есть тер­мин Work-Life Blend, ко­то­рый ста­вят в оп­по­зи­цию при­выч­но­му нам Work-Life Bal­ance.

Обыч­но этот тер­мин ак­тив­но пе­да­ли­ру­ют фри­лан­се­ры, бло­ге­ры/​​ин­флю­ен­се­ры, а так­же вла­дель­цы агентств и биз­не­сов. То есть люди, ко­то­рые спо­соб­ны са­мо­сто­я­тель­но рас­по­ря­жать­ся сво­им вре­ме­нем и вы­би­рать — ра­бо­тать им се­го­дня или по­ехать от­ды­хать в гл­эм­пинг. Кар­тин­ка для со­ци­аль­ных се­тей и прав­да по­лу­ча­ет­ся впе­чат­ля­ю­щая. Люди ле­жат с но­ут­бу­ка­ми на пля­жах, ор­га­ни­зу­ют ко­вор­кин­ги в го­рах и, ка­жет­ся, от­лич­но про­во­дят вре­мя за ра­бо­той вме­сто по­си­де­лок в баре с дру­зья­ми.

Но по­дав­ля­ю­щее боль­шин­ство ра­бот­ни­ков dig­i­tal-про­фес­сий ли­ше­ны та­кой при­ви­ле­гии. У нас все еще есть фик­си­ро­ван­ные ра­бо­чие часы и дед­лай­ны.

Уда­лен­ная ра­бо­та лишь со­зда­ет ощу­ще­ние того, что мы власт­ны над сво­им вре­ме­нем. И все же про­цент вы­го­ра­ния силь­но вы­рос во вре­мя ка­ран­ти­на, по­то­му что люди были склон­ны к пе­ре­ра­бот­кам и ра­бо­те на вы­ход­ных. И в боль­шин­стве слу­ча­ев та­кие пе­ре­ра­бот­ки ни­кем не опла­чи­ва­лись.

Не сто­ит от­ча­и­вать­ся! Лю­бую ра­бо­ту, даже с мак­си­маль­но раз­мы­ты­ми за­да­ча­ми, мож­но взять под кон­троль. В этом по­мо­га­ет Time Block­ing — ме­то­ди­ка, тре­бу­ю­щая вы­де­ле­ния чет­ко­го ко­ли­че­ства вре­ме­ни под опре­де­лен­ный тип де­я­тель­но­сти. По­дой­дет она и тем, у кого есть на­чаль­ник, ка­лен­дарь и чет­кие дед­лай­ны.

---

Прин­ци­пы, по ко­то­рым ра­бо­та­ет Time Block­ing

Тайм-бло­кинг — это за­ме­на при­выч­но­му для мно­гих спис­ку дел. Вме­сто того что­бы ха­о­тич­но вы­пол­нять те­ку­щие за­да­чи, ста­ра­ясь успеть как мож­но боль­ше (ско­рее все­го пе­ре­ра­ба­ты­вая и вы­хо­дя с ра­бо­ты без чув­ства удо­вле­тво­ре­ния), вы смо­же­те спо­кой­но от­во­дить столь­ко вре­ме­ни на свои дела, сколь­ко по­тре­бу­ет­ся. В це­лом ме­тод стро­ит­ся на дис­ци­плине и уме­нии поль­зо­вать­ся гугл-ка­лен­да­рем. Боль­ше­го не нуж­но.

Есть три ва­ри­ан­та, как мож­но по­стро­ить си­сте­му: па­ке­ти­ро­ва­ние за­дач, раз­де­ле­ние дней по те­ма­ти­кам, и раз­де­ле­ние дней на от­рез­ки.

---

Ва­ри­ант 1. Па­ке­ти­ро­ва­ние за­дач

Нуж­но груп­пи­ро­вать по­хо­жие за­да­чи в один от­ре­зок вре­ме­ни. На­при­мер, се­го­дня вам нуж­но на­пи­сать три пись­ма, до­го­во­рить­ся с кол­ле­гой о встре­че по про­ек­ту и на­пи­сать бос­су по по­во­ду по­вы­ше­ния. Все это раз­ные по смыс­лу и при­о­ри­те­ту за­да­чи, но все они свя­за­ны с пись­ма­ми и об­ще­ни­ем. И их луч­ше сде­лать в одно вре­мя, что­бы даль­ше дви­нуть­ся к дру­гим де­лам.

Это немно­го слож­нее, по­то­му что тре­бу­ет не толь­ко ра­бо­ты с ка­лен­да­рем, но и на­вы­ка струк­ту­ри­ро­ва­ния за­дач. Что­бы сле­до­вать па­ке­ти­ро­ва­нию, нуж­но ве­сти и спи­сок дел, и ка­лен­дарь. Что мо­жет быть слож­но, если ваша ра­бо­та не пред­ска­зу­е­ма.

Ва­ри­ант 2. Раз­де­ле­ние дней по те­ма­ти­кам

Этот ва­ри­ант по­дой­дет да­ле­ко не всем, по­то­му что мало кто мо­жет вы­де­лить це­лый день под от­дель­ный вид ра­бот. Но если у вас несколь­ко па­рал­лель­ных про­ек­тов, рас­смот­ри­те эту идею как ра­бо­чую. Осо­бен­но хо­ро­шо ме­тод под­хо­дит для фри­лан­се­ров или ру­ко­во­ди­те­лей — то есть для лю­дей, ко­то­рые мо­гут сами ре­шать, что и ко­гда им де­лать.

На­при­мер, вы пи­ше­те несколь­ко ста­тей для фри­лан­са па­рал­лель­но. Сро­ки на­чи­на­ют под­го­рать, ра­бо­ты еще мно­го и при­хо­дит­ся по­сто­ян­но пе­ре­клю­чать­ся с од­ной за­да­чи на дру­гую. Луч­ший ва­ри­ант — раз­де­лить неде­лю и вы­де­лить по несколь­ко дней для каж­дой кон­крет­ной ста­тьи. Если у вас несколь­ко ви­дов де­я­тель­но­сти, то мож­но по­де­лить их по это­му прин­ци­пу: с по­не­дель­ни­ка по сре­ду я пишу тек­сты, с чет­вер­га по пят­ни­цу я ре­дак­ти­рую чу­жие ста­тьи, с суб­бо­ты по вос­кре­се­нье я не ра­бо­таю и про­во­жу вре­мя с се­мьей/​​дру­зья­ми (рос­кошь для фри­лан­се­ра).

Ва­ри­ант 3. Time box­ing

Ос­нов­ной, са­мый про­стой и уни­вер­саль­ный ме­тод пла­ни­ро­ва­ния вре­ме­ни. Вы про­сто де­ли­те свой день по типу за­ня­то­сти. Утром от­ве­ча­е­те на пись­ма, по­сле это­го бе­ре­тесь ра­бо­тать с таб­ли­ца­ми, по­том за­ни­ма­е­тесь тек­ста­ми и так да­лее. В ито­ге у вас по­лу­ча­ет­ся струк­ту­ри­ро­ван­ный день, где под каж­дый вид де­я­тель­но­сти от­во­дит­ся опре­де­лен­ное вре­мя.

Прин­ци­пи­аль­но здесь одно: пы­тать­ся уме­стить­ся в рам­ки, ко­то­рые вы сами себе за­да­е­те. На­при­мер, если у вас есть два часа на то, что­бы сде­лать пре­зен­та­цию — про­ва­ли­вать­ся в ра­бо­чую по­чту в это вре­мя нель­зя. Не го­во­ря уже про со­ци­аль­ные сети или пе­ре­пис­ки с дру­зья­ми. Вы смо­же­те сде­лать это, как толь­ко вре­мя ис­те­чет. Та­кое са­мо­огра­ни­че­ние за­став­ля­ет вас ра­бо­тать эф­фек­тив­нее, зная об огра­ни­чен­ном ко­ли­че­стве вре­ме­ни на вы­пол­не­ние за­да­чи.

Как по­стро­ить та­кую си­сте­му

Как и в лю­бом дру­гом деле са­мое слож­ное — на­чать. Если вы каж­дый день ис­пы­ты­ва­е­те стресс на ра­бо­те и, ка­жет­ся, не успе­ва­е­те уже во­об­ще ни­че­го, возь­ми­те ли­сток бу­ма­ги и сде­лай­те сле­ду­ю­щее:

1. Опре­де­ли­те фронт ра­бот. По­про­буй­те вы­пи­сать все дела, ко­то­рые у вас есть. Вот во­об­ще все: от го­до­во­го от­че­та на 100 слай­дов до пись­ма си­сад­ми­ну по по­во­ду прин­те­ра.
2. Опре­де­ли­те за­тра­ты по вре­ме­ни. Ря­дом с каж­дой за­да­чей вы­пи­ши­те сколь­ко, по ва­ше­му мне­нию, она зай­мет. Пять ми­нут, час, два, три?
3. Сгруп­пи­руй­те за­да­чи. По­про­буй­те со­брать за­да­чи по типу ра­бо­ты. Что нуж­но де­лать? На­пи­сать со­об­ще­ния/​​​​пись­ма или пол­но­цен­ный текст, со­брать ста­ти­сти­ку, опуб­ли­ко­вать что-то в бло­ге — по лю­бым удоб­ным вам ка­те­го­ри­ям. Те­перь сум­ми­руй­те вре­мя, ко­то­рое уй­дет на каж­дый тип за­дач.
4. Рас­ставь­те при­о­ри­те­ты. Что в ва­шей ра­бо­те са­мое важ­ное: ком­му­ни­ка­ция с кол­ле­га­ми или вы­пол­не­ние за­дач? По­ставь­те са­мые важ­ные пунк­ты на­верх.
5. От­веть­те себе на во­прос «Ко­гда я чув­ствую себя луч­ше все­го?». По­ставь­те на этот слот са­мые важ­ные за­да­чи. Осталь­ные рас­сор­ти­руй­те по важ­но­сти и вре­мен­ным за­тра­там.
6. Пе­ре­не­си­те все с ли­ста в циф­ро­вой ка­лен­дарь. По­дой­дет лю­бой: Google, Ap­ple, Fan­tas­ti­cal, Ян­декс — ка­кой вам удоб­нее. За­крась­те ваш ра­бо­чий день бло­ка­ми, ко­то­рый вы вы­пи­сы­ва­ли на ли­сточ­ке. Глав­ное, не за­будь­те оста­вить вре­мя на еду и пе­ре­ры­вы: вы не ро­бот.

Те­перь оста­ет­ся толь­ко ис­пы­тать си­сте­му в деле. По­про­буй­те чет­ко при­дер­жи­вать­ся сво­е­го рас­пи­са­ния. Если по­ни­ма­е­те, что ра­бо­та с поч­той не вле­за­ет в ча­со­вое окно — рас­ши­ряй­те его, но со­кра­щай­те вре­мя на дру­гие за­да­чи. Луч­ше си­деть с тай­ме­ром и не об­ра­щать вни­ма­ния на то, что о вас ду­ма­ют кол­ле­ги.

Кому это по­дой­дет

Эта си­сте­ма по­дой­дет лю­бо­му че­ло­ве­ку, ко­то­рый ра­бо­та­ет в усло­ви­ях огра­ни­че­ний и дед­лай­нов — от фри­лан­се­ра до ме­не­дже­ра в кор­по­ра­ции. Даже если вам ста­вят за­да­чи дру­гие люди, а уче­том вре­ме­ни за­ни­ма­ет­ся прод­жект-ме­не­джер, все рав­но мож­но взять свое вре­мя под кон­троль. Вот лишь несколь­ко при­ме­ров, как вре­мен­ные бло­ки мо­гут встро­ить­ся в вашу ра­бо­ту.

Пред­по­ло­жим, вы sales-ме­не­джер в кон­тент­ном агент­стве и у вас есть чет­кий план про­даж опре­де­лен­ной услу­ги или про­дук­та. Ско­рее все­го ваша ра­бо­та де­лит­ся на три со­став­ля­ю­щих: ра­бо­та с ба­зой по­тен­ци­аль­ных (хо­лод­ных и теп­лых кон­так­тов), об­ще­ние с кли­ен­та­ми и рас­че­ты ком­мер­че­ских пред­ло­же­ний. Вы при­хо­ди­те на ра­бо­ту, окна Ex­cel с поч­той там быст­ро мно­жат­ся, уже к обе­ду вы на­чи­на­е­те за­бы­вать, что кон­крет­но вы де­ла­е­те и кому вы во­об­ще долж­ны от­пра­вить эту таб­ли­цу.

Здесь на по­мощь при­хо­дит тайм-бло­кинг. На­при­мер:

1. Пер­вые два часа ра­бо­ты вы тра­ти­те на то, что­бы об­щать­ся с го­ря­чи­ми кли­ен­та­ми, с ко­то­ры­ми уже со­сто­и­те в диа­ло­ге.
2. Да­лее са­ди­тесь и час об­счи­ты­ва­е­те са­мые важ­ные и сроч­ные ком­мер­че­ские пред­ло­же­ния. Как толь­ко за­кон­чи­те, рас­сы­ла­е­те кли­ен­там и про­дол­жа­е­те об­ще­ние.
3. По­след­ние два часа ра­бо­ты вы мо­же­те по­тра­тить на то, что­бы раз­гре­сти базу кон­так­тов и со­ста­вить пись­ма. Вряд ли ре­спон­ден­ты от­ве­тят вам сра­зу, так что вре­мя об­рат­ной свя­зи мож­но пе­ре­не­сти на утро, в нуж­ный вам вре­мен­ной блок.

Вто­рая си­ту­а­ция — вы ра­бо­та­е­те ба­ри­стой в ко­фейне, пы­та­е­тесь учить ис­пан­ский язык, а еще пы­та­е­тесь на­ко­нец на­пи­сать свой пер­вый рас­сказ. Утро вы тра­ти­те на мемы, днем уста­е­те на ра­бо­те так, что про­хо­ди­те два уро­ка в Duolingo по ис­пан­ско­му и сно­ва воз­вра­ща­е­тесь к ме­мам. Ка­жет­ся, что вы по­па­ли в пет­лю и вы­хо­да из нее уже не бу­дет.

Тайм-бло­кинг мо­жет спа­сти и эту си­ту­а­цию:

1. Пер­вые часы дня до сме­ны вы за­ни­ма­е­тесь ис­пан­ским. В это вре­мя у вас есть силы и энер­гия;
2. Даль­ше вы ра­бо­та­е­те 9-12 ча­сов в ко­фейне, не пы­та­ясь учить­ся или что-то де­лать в свой обе­ден­ный пе­ре­рыв или в ми­ну­ты пе­ре­дыш­ки, ко­гда по­се­ти­те­лей нет. В это вре­мя вы про­сто от­ды­ха­е­те;
3. Ве­че­ром вы бро­ни­ру­е­те себе час на то, что­бы по­си­деть за тек­сто­вым фай­лом. Мо­жет быть боль­ше, если по­прет, но точ­но не мень­ше. В обе­ден­ный пе­ре­рыв вы уже по­ли­ста­ли мемы, так что мо­же­те спо­кой­но от­ло­жить те­ле­фон.

На этих при­ме­рах вид­но, на­сколь­ко это про­стой ме­тод. Он поз­во­ля­ет со­сре­до­то­чить­ся на од­ной за­да­че, не от­вле­кать­ся и не ви­нить себя за то, что в дан­ную ми­ну­ту вы ни­че­го не де­ла­е­те.

Зо­ло­тое пра­ви­ло — при­дер­жи­вать­ся рас­пи­са­ния и кор­рек­ти­ро­вать его, если оно вдруг съе­ха­ло. Не по­за­ни­ма­лись ис­пан­ским — рас­ширь­те вре­мя на него в сле­ду­ю­щий раз. За­ва­ли­ло пись­ма­ми — зай­ми­тесь ба­зой кон­так­тов зав­тра. Те­перь вы чет­ко зна­е­те, чем и ко­гда вы за­ни­ма­е­тесь, ко­гда надо пре­кра­тить де­лать одно и на­чать дру­гое. Сле­дуя сво­е­му рас­пи­са­нию, вы смо­же­те из­ба­вить­ся от пе­ре­ра­бо­ток и про­кра­сти­на­ции.

Так и по­бе­ди­те.